Etikettarkiv: Pulsmöten

Pulsmöten är dagliga stå-upp-möten framför en pulstavla. På pulstavlan finns information för visuell styrning och feltolerans (jidoka). Alla delar i verksamheten ska styras med pulsmöten: företagsledning, produktledning, marknad, FoU, inköp osv.

SR rapporterar om Puls hos Akzo Nobel

Puls hos Akzo Nobel. I höstas hade Sveriges Radio (SR) ett reportage från Pulsrummet hos Expancel, Akzo Nobel i Sundsvall. Du hittar artikeln och intervjuerna här.

Pulsrummet är vårt utvecklingshjärta, berättar Jennie Malker i intervjun, det är här vi samlas och driver alla våra projekt. Det är här vi styr utvecklingsarbetet. Vår tanke är att få fart i  projekten genom att träffas ofta. Vi ser att det är mycket lättare att ha snabba, korta möten om vi har informationen visuell framför oss. Var är vi nu, vad har hänt sedan sist, vad gjorde vi igår, vad gör vi idag?

Fortsätt läsa SR rapporterar om Puls hos Akzo Nobel

Tips för multiprojektledning som gör en verksamhet agil

Nätverksorganisation - tips för multiprojektledning

I den här artikeln ska jag ge 6 praktiska tips för multiprojektledning som gör en verksamhet agil.

Vi behöver vara agila för att kunna anpassa oss när marknaden kärvar, och leverera när efterfrågan är hög. Ungefär så sa en företagsledare i en intervju nyligen. På senare tid har företag som är decentraliserade rönt positiv uppmärksamhet i finanstidningar. Och de som försöker leda företaget i motsatt riktning har råkar illa ut.

Att agila, ibland kallade organiska, företag är mer lönsamma än byråkratiska är ingen nyhet. Det har varit känt åtminstone sedan 1950-talet. Trots det är det byråkratiska organisationsmodeller som är de mest populära.

Fortsätt läsa Tips för multiprojektledning som gör en verksamhet agil

Agil och socioteknik

agil-och-socioteknikAgil och socioteknik  är två namn på samma sak – organiska organisationer. Här beskriver jag skillnaden mot byråkrati och taylorism. 

Arbetssätt baserad på byråkrati, ofta kallade taylorism, har varit vitt spridda sedan början på 1900-talet. Det har inte saknats alternativ. Inte heller har det saknats vetenskaplig forskning som dömt ut taylorismen. En anledning till taylorismens starka ställning är att det utarbetats mängder med metoder och datorstöd baserat på taylorismens ideal.

Vad är då egentligen problemet med byråkratiska, tayloristiska, organisationer och arbetsformer? Ett kort svar är att de saknar anpassningsförmåga. Byråkratier är ökända för att leva sina egna liv där agendan sätts utifrån interna behov snarare än kundernas eller ägarnas. De har därmed dålig lönsamhet och en urusel arbetsmiljö.

Fortsätt läsa Agil och socioteknik

Vad är puls? En kort introduktion

Vad är puls? Puls har dagliga stå-upp möten, visuell styrning och planerade demonstrationer som ger återkoppling. Puls omfattar hela verksamheten.

Om du besöker ett företag som arbetar med puls bör du kunna hitta ett pulsrum där väggarna är klädda med whiteboardtavlor som är fyllda med information, så kallade pulstavlor. Tittar du närmare på dessa tavlor ser du att det finns flera tavlor som liknar varandra i sin uppställning. Detta är projektpulstavlor. Det finns också många udda tavlor. Pulsrummet kan vid första intrycket verka stökigt. Förutom utskrifter av planer, finns det många post-it lappar, färgade magneter och handskrivna dokument.

Vad är puls?

Pulsmöte
Pulsmöte pågår

Tillbringar du förmiddagen i pulsrummet kommer du märka att människor med oregelbundna intervall samlas vid projektpulstavlorna för att ha korta pulsmöten. Under några minuter diskuterar de vad som har färdigställt, vad som har hänt och vad som måste göras härnäst. Samtidigt uppdaterar de informationen på sin tavla. Deltagarna använder notisar (post-it) lapparna under mötet. Genom att flytta notisarna mellan olika rubriker kan de visa vilka arbetsuppgifter som just nu köar, pågår eller är klara. Grupperna verkar samspelta och alerta. Alla bidrar i diskussionerna och hjälper till att uppdatera informationen på tavlan. Efter några minuter skingras de. En del personer återkommer på flera möten, men ingen deltar på alla.

Skulle du komma tillbaka på fredag förmiddag skulle du även då bevittna pulsmöten, men av ett annat slag. Nu är det verksamhetens chefer och projektledare som intar arenan. På flera efter varandra följande pulsmöten avhandlar de allvarliga problem som dykt upp i projekt och förstudier, resursfördelning för kommande vecka och strategiska frågor. Även vid dessa möten används pulstavlor där man uppdaterar informationen under mötets gång. Mötena är korta och information flödar mellan mötena med de personer som deltar och via notisar.

Det är tydligt att pulsrummet är en sambandcentral där verksamheten som helhet samordnas och beslut fattas för att man ska komma vidare med arbetet. Informationen på väggarna hjälper deltagarna i pulsmötena att samspela. Pulstavlorna skapar också transparens så att alla kan se hur läget är i andra team och totalt för hela verksamheten. Det syns bland annat att man färdigställer imponerande många projekt per år.

Vad syns inte i puls?

Men räcker det med att man sätter upp lite tavlor för att man ska få igenom projekten snabbare och skapa lite puls i verksamheten? Det finns några ingredienser i puls som inte syns så lätt utanpå.

Projekt och uppdrag initieras för att förverkliga en strategi. Arbetet pågår ständigt med att utforska vilka projekt man bör starta framöver för att uppnå lång och kortsiktiga mål. Det görs i grupper av kommersiella och tekniska chefer som håller dagliga pulsmöten. De ger ramverket till de resultat som projekten ska leverera och därmed den riktning som verksamheten kommer utvecklas i.

Grupperna är självorganiserande. Det betyder att de förväntas agera inom sina mandat. I projekten består ramverket av de mål som man har satt upp. Projektets övergripande plan utarbetas av de som ska utföra arbetet och ingå i projektgruppen. Det är en viktig förutsättning för att teamet ska kunna bli självorganiserande och samspela effektivt på pulsmötena. Planen visar resultatöverlämningar man kommer göra under projektets gång och därmed vilka demonstrationer som ska säkerställa att målen uppnås.

Resultat skapas genom interaktion

Ju mer man interagerar, desto fler hinder och problem upptäcker man. En majoritet av dessa kan projekten hantera själva vid sina pulsmöten. En del ligger dock utanför projektens mandat och måste lyftas till de samordnande veckovisa pulsmötena. Hastigheten framåt i projekten är beroende av att problem utanför deras mandat kan hanteras snabbt och synkront av verksamhetens chefer. Det är här fredagens samordnande pulsmöten spelar en avgörande roll.

Det viktigaste är att färdigställa resultat, inte att ha mycket på gång. Startar man för många projekt och korta uppdrag samtidigt kommer arbetet att stanna av så att genomflödet sjunker och utvecklingstiderna ökar. Man måste kunna se hur många projekt man har kapacitet att bemanna fullt ut. Resten får vänta.

Läs vidare

Läs mer om Puls i boken Agil Multiprojektledning med Puls: Portföljledning, Processledning och Resursledning.

Mer om Puls på hemsidan finns i Detta är puls.

Se också Pulsmodellen, en basversion av Pulsguiden.

Fraktala organisationer

Fraktala organisationer är betydligt snabbare än en hierarkisk organisation, eftersom det är kortare väg genom nätverket.

Fraktaler har blivit kända genom matematikern Benoît Mandelbrot. Fraktaler har egenskapen att de upprepar sig. Ett skalfritt nätverk som Internet, anses vara fraktal enligt Réka Albert och  Albert-László Barabási som gjorde upptäckten av skalfria nätverk. När man ersätter en hierarkisk organisation med ett nätverk, så ska strukturen som skapas också vara fraktal.

Lean bygger på visuell styrning (pull), där man använder fysiska signaler för att styra arbetet. Vi kallar detta för en visuell styrning. Detta till skillnad mot planerad styrning (push) som utgår från en teoretisk kalkyl eller prognos. En fraktal organisation måste vara synlig och gå att ta på. Traditionella organisationer finns bara på pappret, i ett schema.

I ett komplext system är det skillnad på vad som händer på systemets lokala nivå och dess övergripande (globala) beteende. Ett fotbollslag är inte summan av spelarna, laget har tränat tillsammans och kan göra saker som lag som individerna inte kan åstadkomma. Det är därför träning är så viktig. På samma sätt är ett projektteam inte summan av individerna. Foton lab har gjort en film som förklarar skillnaden mellan nivåer.

I Puls har vi valt att använda pulsmötena för att skapa organisationen. Denna agila organisationsmodell utgår från att det är i mötet mellan människor som arbetet drivs framåt. Eftersom ett pulsmöte utgår från visuell styrning så är finns det en fysisk plats där pulsmötet äger rum: pulsrummet med sina pulstavlor.

Pulsrummet där människor möts i olika grupper.

Organisationen i Puls är hur dessa pulsmöten länkas samman. Projekten har sina pulsmöten. Uppdragen har sitt pulsmöte. Strategiskt arbetande team har sina. Och ledningen har sitt. Genom att alla pulsmöten i grunden är uppbyggda på samma sätt så kommer organisationsstrukturen att upprepa sig var man än tittar.

Exempel på fraktala organisationer

Jag ska nu ge några exempel på hur en fraktal organisation kan se ut genom några olika pulsmöten.

Pulsmötet på gul nivå (portföljteamets pulsmöten) har mål och planer, men använder visuell styrning i realtid för att planera och styra det dagliga arbetet. Problem och oväntade händelser hanteras via pulsmötena, man tar-tag-i-problemet (jidoka).

På samma sätt arbetar de röda, strategiska teamen.

Också blå projekt pulsar baserat på samma principer.

Som framgår av bilderna så är pulsmötena identiska så när som på färgen. För den som är bekant med Parmaturs Pulsguiden eller Pulsmodellen så är färgernas betydelse uppenbar: gult är ledningen pulsmöte varifrån hela verksamheten leds. Rött är mellanchefernas olika pulsmöten som hanterar produktledning och marknadsledning. Och blått är medarbetarnivån där arbete utförs i projekt och uppdrag.

Om man ritar pulsmötena som en cirkel så blir det enklare att framställa ett organisationsschema.

I bilden ovan av den fraktala organisationen så är bara några få pulsmöten inritade. De blå ofyllda ringarna symboliserar projektens dagliga pulsmöten. Den blå fyllda är koordineringsmötet för alla projekt som man har en gång i veckan. De röda ofyllda är förstudier, marknadsanalyser, teknikstudier och liknande som produktteamet initierar och driver som en del av det strategiska arbetet. Den gröna cirkeln är de dagliga pulsmötena för uppdrag. Den gula är ledningens, portföljteamets, pulsmöten. Exemplet är avgränsat till strategi och utveckling. Men det går enkelt att komplettera med produktion, sälj, inköp, service andra delar. Genom att organisationen utgår från möten så frigör vi människor att arbeta där de för tillfället gör mest nytta. Poängen är att människor kommer att arbeta i nätverk. Och ett sådant här nätverk kan ingå i andra nätverk så att det blir ett nätverk av nätverk.

I ett större företag blir schemat betydligt större när fler enheter på olika orter kopplas samman. Men själva grundmönstret upprepar sig. En del pulsmöten är nav (hubbar) och länkar samman flera andra pulsmöten. Eftersom man på en nivå enbart ser det övergripande, globala, beteendet, från en annan nivå så kan man inte veta vad som händer på lokal nivå. Gul nivå kan inte ha kontroll och styra det som händer på lokal nivå i rött eller blått. Men de kan ge resurser och återkoppling till den övergripande nivån, vilket kommer att influera beteenden på den lokala. Vi säger att gul nivå (ledningen) kan ha kontroll och inte ha kontroll samtidigt.

Vi har valt att kalla dessa fraktala nätverk för en agil nätverksorganisation.

Pulsmöten är korta, effektiva och roliga

Pulsmöten är korta dagliga stå-upp-möten, där ett team planerar och styr sitt arbete med hjälp av en pulstavla. Pulsmöten är roligare och ger mer effekt.

Pulsmöten för planering och styrning

Pulsmöten är ett sätt att planera, organisera och styra en verksamhet. Genom att använda pulsmöten istället för traditionella ledningsfilosofier drar man nytta av den mångfald och den osäkerhet som finns i en verksamhet. Pulsmöten bygger på lean principerna visuell planering och feltolerans (jidoka). Ett pulsmöte använder alltid en pulstavla.

Traditionell planering blir ofta en skrivbordsprodukt, som skapar mycket administrativt arbete men ger litet eller inget värde, eftersom man inte kan prognostisera framtiden. Visuell styrning däremot innebär att teamet dynamiskt planerar sin verksamhet utifrån aktuell situation. I kunskapsarbete används ett aktivitetsfönster där notislappar visualiserar flödet ”att göra – pågår – klart”.

Feltolerans (jidoka) innebär att man bygger in metoder som gör att teamet kan ta emot och hantera oväntade händelser som fjärilseffekten kan ge upphov till. Man etablerar motståndskraft och återhämtningsförmåga. Avsaknad av feltolerans kan ge upphov till beslutsångest, stress och konflikter. Men oftast leder brist på feltolerans till långa ledtider i arbetet.

I puls använder vi mål och planer, men de är ”öppna”, dvs. de finns där och de gäller men man har möjligheten att förhålla sig till dem via nätverket av pulsmöten. Eftersom beslutsflödet genom nätverket av pulsmöten ständigt är i arbete så kan motsägelser eller uppkomna problem lösas inom loppet av några timmar eller dagar.

I strategi och utveckling använder bl.a. ledningsgruppen, produktledningen, resursledningen, uppdragsledningen och utvecklingsprojekten pulsmöten (se exempel här). Pulsmöten kan också användas för andra områden så som sälj, beredning, leverans och inköp.

Pulsmöten ersätter andra möten

Pulsmöten ersätter många andra möten. Ett pulsmöte hålls stående framför en tavla med visualiserad information och är sällan längre än 15 minuter. Trots att mötesfrekvensen är hög kan tiden som man tillbringar på möten därmed minskas rejält.

Slutligen: pulsmöten upplevs av de allra flesta som något mycket positivt.

Pulsmöten i sjukvården

Pulsmöten i sjukvården, kan detta vara början till en reform av arbetsformerna? Kan sjukvården bli mer decentraliserad?

Jag hittade en notis på Skånes universitetssjukhus hemsida om att man har börjat arbeta med Pulsmöten. Intressant att notera är att man med dagliga pulsmöten har fått upp genomströmningen av patienter.

Beskrivningen av pulsmöten i sjukvården följer det vanliga upplägget. Man ska pulsmöten varje dag och alla ska delta. Mötena ska vara korta och man samlas stående fram en tavla. Agendan består av fyra punkter: ” Hur gick det igår? Håller vi planen? Hur ser dagens planering ut? Behövs det några korrigeringar?”.

Pulstavlan ska vara så utformad att den fungerar som ”dokumentation” enligt instruktionen på hemsidan. Detta kräver visuell styrning, men det saknas tips för hur detta praktiskt ska lösas. Att få till visuell styrning är svårt, här saknas en viktig sak i beskrivningen.

Jag får intrycket av beskrivningen att man inte förstår att visuell styrning via pulsmöten innebär en organisationsförändring. Att man byter ut chefsstyrning eller planerad styrning till en decentraliserad styrningsmodell. Det saknas beskrivning för hur visuell styrning ska gå till och det finns inte någon beskrivning för hur problem ska hanteras. Men satsningen hos Skånes universitetssjukhus är spännande!

Pulsmöten verkar vara en del av sjukhusets lean-satsning, mer finns att läsa här.

Visuell styrning mellan flera utvecklingsenheter

Visuell styrning är ett decentraliserat arbetssätt där team- och projektdeltagare själva planerar och styr sitt arbete. Det krävs närvaro, men närvaro kan ske på olika sätt.

Visualisering är ett kraftfullt verktyg som rätt använt kan koordinera arbetet både i team och inom hela verksamheten. Visualiseringen förutsätter enkla metoder för att samverkan i och mellan grupperna ska fungera. Det får inte vara krångligt att uppdatera status, det måste vara enkelt att signalera problem, det får inte finnas någon eftersläpning i systemet som gör informationen gammal och opålitlig, det måste genast synas när informationen senast uppdaterades och informationen måste finnas tillgänglig för alla som involveras.

Pulstavlan

Det gör att fysiska tavlor, pulstavlor, har flera klara fördelar framför ett IT-system. Genom att på varje tavla skriva upp när gruppen träffas kan man se när informationen senast uppdaterades. Om gruppen håller pulsmöten dagligen kl 8.45, så uppdaterades tavlan vid det senaste pulsmötet. Händelser som inträffat sedan dess syns troligen inte på pulstavlan. Genom att använda notis-lappar som flyttas i ett aktivitetsfönster kan vi genast se vilket arbete som pågår och vad som nyligen färdigställts. Vi får också en känsla för i vilken takt gruppen färdigställer resultat och om gruppen eller en medlem i gruppen överbelastar sig med för många aktiviteter på gång samtidigt. Det framgår vilka aktiviteter som gruppens medlemmar måste ta tag i härnäst, vilket de använder när arbetet ska fördelas. Dessutom kan vi se om gruppen har problem att hantera. Med en övergripande plan kan man också signalera hur långt man har kommit med arbetet och om man ligger i takt med de hållpunkter som finns i tidsplanen. Allt detta hålls kontinuerligt uppdaterat med ett minimum av extra tid för administration och kan ses samtidigt av alla.

Samlar man dessutom alla pulstavlor i ett pulsrum kan man på några få minuter få en fullständig bild av verksamheten och deras aktuella utmaningar. Men det förutsätter att man befinner sig i pulsrummet. Hur fungerar puls när man arbetar på olika orter?

Visuell styrning mellan flera utvecklingsenheter

Det är vanligt att produktutveckling i företag sker på många platser runt om i världen och att man har behov av att samordna sina insatser i projekt och strategiarbete. Det gäller också många av företagen som använder Pulsguiden. Jag har noterat att ju bättre visualisering och interaktion fungerar på en plats, desto enklare är det att samarbeta med andra platser. Den interna interaktionen främjar en gemensam förståelse för planer, problem, förväntningar och möjligheter. Detta har man stor nytta av när man ska koordinera sitt arbete med andra utvecklingsenheter. Det leder till slutsatsen att samarbete mellan utvecklingsenheter fungerar bättre ju fler av dessa enheter som använder puls-metodiken.

Har man leverantörer och kunder som använder puls så är det extra bra. Då kan man samarbeta lättare med dessa på samma sätt som mellan utvecklingsenheterna.

En bra video-länk (klar bild och minimal tidsförskjutning mellan ljud och bild) underlättar kommunikationen mellan enheterna. Sedan är det viktigare att filma deltagarna på mötet än pulstavlan. Informationen som finns på tavlan och som man vill dela mellan orterna finns redan digitalt eftersom det rör sig om övergripande gemensamma planer, inte detaljer om små aktiviteter som står på notis-lappar.

Alla medlemmar i en grupp kan inte vara med på alla sina pulsmöten. Men eftersom pulsmötena är frekventa, dagligen till veckovis, gör det inte så mycket att man missar ett eller annat möte. Det går snabbt att sätta sig in i vad gruppen bestämde på föregående möte genom att studera pulstavlan. Eftersom teamen är självorganiserade kommer pulsmötena hållas även om projektledaren är ordföranden är frånvarande.

Visuell styrning mellan flera utvecklingsenheter är enkelt att göra.

Visuell beslutsstruktur

FractalOrganisation

Visuell beslutsstruktur är grunden i en agil nätverksorganisation. Organisationen görs visuell genom att nätverket av pulsmöten samlas i pulsrummet.

”Låt mig visa dig vår organisation”, är en vanlig fras vid ett första möte med ett företag när du söker jobb eller vill göra affärer. Den bild som då projiceras på duken är ett organigram av en hierarkisk struktur. Man ser vilka avdelningar som är organiserade under VD och vilka staber som finns. Ökar man förstoringen framträder också namn på chefer, stabspersonal och medarbetare. Organisationen som presenteras är uppbyggd av människor och deras position i förhållande till varandra. Idag är det dock sällan en enskild chef kan fatta tyngre beslut, dessa tas istället på olika beslutsmöten.

Hierarkiska linjeorganisationer

Organisationsschemat visar inte vilka beslutsforum som finns. Man kan ana en ledningsgrupp och avdelningsmöten. Men de tvärfunktionella möten som finns där för att verksamheten ska fungera lyser med sin frånvaro. Produktion har kanske planeringsmöten, kvalitetsmöten och daglig styrning. Arbetar man i projekt finns det troligen projektmöten och styrgruppsmöten eller ett product board. Förutom daglig styrning, så hålls dessa samordnande möten vanligen med långa intervall. Kanske veckovis eller månadsvis. De sker sittande runt ett bord i ett mötesrum utan andra hjälpmedel än presentationer och sammanställningar som visas med en dator på en stor vit duk. När projektorn stängs av försvinner den samlande bilden. Eftersom grundidén i en hierarkisk struktur är att människor bygger upp organisationen så förväntas också individerna bära kunskap och beslut mellan mötena. Här kan man ana stora hål i strukturen eftersom människorna dels rör sig i olika sfärer som inte överlappar varandra, dels har en tendens att glömma. Det räcker inte att individerna återkommer i flera möteskonstellationer om de inte systematiskt för frågor och beslut mellan mötena. Information och återkoppling flödar inte igenom organisationen utan tenderar att stanna upp och gå förlorad i olika beslutsforum. Det skapar frustrationen eftersom mötena inte bara tar lång tid, utan framförallt för att besluten blir otydliga eller obefintliga i brist på aktuell information.

Visuell beslutsstruktur med puls

Med ett nätverk av pulsmöten etableras en visuell beslutsstruktur i pulsrummet som har kapacitet att snabbt hantera beslut av olika slag baserat på aktuell information. Pulsmötena är frekventa och kopplar till varandra för att bilda ett beslutsnätverk som gör att frågor, beslut och information snabbt förs dit de hör hemma. Pulstavlorna finns kvar när mötet är slut och påminner gruppen och andra intressenter om vad man kom överens om sist och vilka nya ärenden som finns att hantera. Organisationen byggs här upp av institutioner (pulsmötena) och kopplingar (frågor, beslut och information) som finns mellan dem. Det är detta nätverk som skapar en visuell beslutsstruktur. Kopplingarna bärs delvis av människor men framförallt av pulstavlorna. När ett problem dyker upp som måste hanteras av ett annat pulsmöte så skriver man en post-it lapp och sätter den på respektive pulstavla. Post-it lappen finns kvar där tills frågan är behandlad och man kan också spåra hur den hanterades via dokumentationen på pulstavlan. Information och återkoppling flödar igenom beslutsnätverket och används dagligen av deltagarna i olika pulsmöten för att agera, interagera och föra information vidare. Pulsrummet, pulstavlorna och pulsmötena skapar ett integrerad och kontinuerlig flöde som processar information. Därigenom har pulsguiden etablerat en agil nätverksorganisation.