Stress, mobbing och konflikter är inga framgångsfaktorer. Ändå förekommer de överallt på arbetsplatser i större eller mindre omfattning. Som chef eller projektledare kan det kännas som en övermäktig uppgift att hantera dessa utmaningar på ett bra sätt. Men det är avgörande för hur väl verksamheten kommer att prestera, och är därmed också ett mått på hur väl du som chef klarar ditt jobb.
Om företaget har valt att organisera sin verksamhet med Parmatur Puls, så finns en rad inbyggda metoder och verktyg som bidrar till att uppmärksamma och hantera arbetsmiljöproblem. Här är några tips.
Stress kan uppkomma av många olika anledningar. På en arbetsplats är arbetsbelastning och otydlighet vanliga orsaker. I de analyser av företag vi har gjort, är resursbrist det absolut vanligaste problemet som medarbetarna nämner. Resursbrist är dock aldrig själva grundorsaken. Problemet är snarare att ledning och chefer försöker driva för många projekt och andra insatser på en gång. Att försöka göra mer arbete än det finns kapacitet för leder till trafikstockning. Alla i verksamheten sitter då fast i ”trafikkaoset” och väntar på att någon annan ska få något gjort. Detta leder till stress och frustration hos både chefer och medarbetare.
Hantera arbetsbelastning
Det är en vanligt spridd myt att ”många bollar i luften” och att ”ha mycket på gång” skulle leda till hög effektivitet och att mycket arbete blir gjort. Det finns ingen forskning som tyder på att så skulle vara fallet. Det är faktiskt tvärtom. En verksamhet där chefer och medarbetare är överbelastade och splittrade har mycket låg effektivitet. Tricket för att få mycket gjort är att ha ett begränsat antal uppgifter pågående samtidigt samt att insatserna är synkroniserade så att alla kan bidra och samtidigt dra åt samma håll.
I lean produktion talas det ibland om att hitta den dolda fabriken. Det är ett sätt att visa på att det med rätt avpassade flöden går att få dubbelt så mycket gjort genom att ta kontroll på arbetsbelastningen. En av hörnpelarna i lean är materialstyrning med hjälp av kanban (taktad produktion). Kanban kallas ibland för visuell styrning eftersom det är ett synligt system. En kanban är ett papperskort med information om artikelnummer, antal och förbrukningsplats. En kanban används för att beställa mer material från en produktionscell till förbrukningsplatsen. Lean produktion styrs på daglig nivå av vad som händer i verksamheten, inte utifrån en prognos eller en plan. Genom att begränsa antalet tillgängliga kanban optimeras effektiviteten i fabriken. Det går då inte att starta mer arbete än vad det finns kapacitet till, eftersom kanban finns i ett begränsat antal. Med kanban sätts gränser för arbetsbelastningen vilket ökar genomflödet, dvs. över tid får verksamheten mer gjort.
I en verksamhet som bedriver kunskapsarbete går det inte att använda kanban på samma sätt, eftersom arbetsuppgifterna inte är väldefinierade och inte heller repetitivt återkommande. Men det går att utgå från samma princip och därifrån utveckla andra metoder. De mest grundläggande metoderna i Puls är konstruerade för att ta kontroll över arbetsbelastningen. Vi gör detta genom att begränsa antal pågående projekt, uppdrag, delresultat och aktiviteter. Och vi begränsar också antalet projekt och uppdrag som en enskild person kan delta i under en vecka, för att hindra splittring av arbetet på individnivå. Inga uppgifter ges tillträde till systemet förrän en pågående uppgift har avslutats, på samma sätt som i lean produktion. Effekten av att inte starta fler arbetsuppgifter än det finns kapacitet till, är att det blir flera gånger mer arbete gjort.
Det går att ”fuska” i både lean produktion och i en Puls-verksamhet genom att dra igång mer arbete än vad nyckeltalen tillåter. Det är chefernas och projektledarnas uppgift att se till att regelverket följs. I Parmatur Puls blir det snabbt uppenbart när det pågår för många projekt, eller när projekten överlagrar på ett ogynnsamt sätt och behöver samma resurser. Det syns framförallt på resurspulstavlan, där bristen på resurser flaggar rött. Det går också att följa framdriften i projekten med kumulativa flödesdiagram, för att se hur antalet öppna delresultat påverkar färdigställandetakten. Även antalet aktiviteter i pulstavlornas ”Klart-ruta” på fredag eftermiddag är ett bra mätetal, som snabbt visar förändringar i färdigställandetakten.
Skapa tydlighet
Medarbetare och chefer blir stressade om det är otydligt hur arbetsuppgifter ska lösas och vilka resultat som ska uppnås. Kunskapsarbete präglas per definition av otydlighet. Det ligger i arbetets natur att söka lämpliga angreppssätt och under arbetets gång skapa ny kunskap som definierar resultaten.
I Puls etablerar vi en dialog inom och mellan grupper och team för att skapa tydlighet. Genom dialogen uppstår en gemensam förståelse för vad som ska uppnås och hur arbetet ska gå till. Dialogen etableras i workshops, på pulsmötena och i demonstrationer av delresultat. Tillvägagångssätten är definierade i metoder och enkla regler. Vi har därmed löst behovet av tydlighet genom att definiera platser och arbetssätt där alla berörda kan föra en dialog om förväntade resultat, angreppssätt och uppkomna problem. Ingen ska behöva vara ensam med en uppgift. Alla ska ha möjlighet till hjälp av kollegor och chefer. Samtidigt skapas en djupare förståelse för utmaningar och resultat när deltagarna delar sina olika kunskaper och synsätt.
Metoderna i Puls skapar tydlighet, genom att definiera hur dialogen som bygger ny gemensam kunskap ska gå till. Hur metoderna ska användas och kopplas samman behöver situationsanpassas till förutsättningarna i varje verksamhet. Vi gör detta med enkla regler sammanställda i rutiner.
Stress uppstår när de rutiner som medarbetarna ska följa inte fungerar. Det som ska göras går inte att göra, eller tar orimligt lång tid. Att hitta vägar runt hindren tar energi och skapar frustration. I Puls finns en metodpulstavla som visualiserar och uppdaterar alla rutiner som används. Veckovis hålls metodpulsmöten för uppföljning av eventuella problem och förbättringsmöjligheter. Rutinerna är enkla, helst visuella och utarbetas i workshops av medarbetare som ska använda dem. I Puls undviker vi att skriva ner mer än vad som är absolut nödvändigt, för att rutinerna ska gå att använda även vid udda situationer.
Metodpulsmötena kan också använda som del i verksamhetens systematiska arbetsmiljöarbete. Metodpulstavlan kompletteras då med en målbild för organisatorisk och social arbetsmiljö som är baserad på arbetsmiljöpolicyn.
Kränkande särbehandling
Det som i vardagstal kallas mobbing heter på kanslisvenska kränkande särbehandling. Oavsett vad vi kallar det är det en förfärlig upplevelse för den drabbade. Tyvärr uppstår en hel del kränkande särbehandlig som ett resultat av en destruktiv jargong på arbetsplatserna. En del personer kanske inte förstår att deras kommentarer och beteenden är olämpliga. Förutom att detta är plågsamt för många anställda, så är det också dåligt för effektiviteten i verksamheten. Om relationerna inte fungerar mellan deltagarna i projekt och team kommer det märkas i långa ledtider och mediokert resultat.
I Puls finns en metod som bidrar till att skapa ett bättre umgängesklimat. Med metoden får ett nybildat team möjligheten att diskutera beteenden på arbetsplatsen. Resultatet blir umgängesregler för gruppen, som de sätter upp på sin pulstavla. Veckovis har de sedan en kort uppföljning av hur väl regler efterlevs. Det systematiska arbetet med umgängesreglerna har visat sig ha en omvittnad stor positiv effekt.
Under pulsmötena är det lätt att studera hur samarbetet fungerar. Finns det en öppen diskussion i gruppen som alla bidrar till? Hur nära varandra och pulstavlan står gruppen? Hjälps deltagarna åt att uppdatera informationen på tavlan och fördelar de gemensamt dagens arbete? Finns det deltagare som undviker att bidra, som skyller på andra viktiga arbetsuppgifter eller inte kommer på pulsmötena? Allt detta är viktiga tecken som en chef eller projektledare kan använda för att snabbt utvärdera arbetsklimatet i gruppen. Eventuella problem och deras lösningar kan kanske sökas i exemplen ovan. Men tänk på att alla människor inte känner sig bekväma i grupp och speciellt inte när gruppen blir stor. Förutsättningarna behöver då anpassas för att passa alla som ska bidra.
Slutsatser
I Parmatur Puls finns en rad inbyggda metoder och verktyg som bidrar till att uppmärksamma och hantera arbetsmiljöproblem.
Ta kontroll på arbetsbelastningen genom att definiera gränser för antalet projekt och uppdrag. Utgå från en grov beräkning av verksamhetens kapacitet. Om ledtiderna är längre än de teoretiskt borde vara, sänk gränsen för antalet tillåtna uppgifter. Använd resurspulstavlan för att utjämna belastningen mellan individer.
Skapa tydlighet i vad som ska uppnås och hur arbetet ska gå till genom en kontinuerlig dialog på workshops, pulsmöten och demonstrationer. Använd Puls-metoder och anpassade rutiner för att definiera hur dialogen ska gå till för att säkerställas alla delaktighet på lika villkor.
Det förkommer alltför mycket lågintensiv mobbing på arbetsplatser idag. Skapa en dialog om arbetsklimatet genom att diskutera gemensamma umgängesregler. Låt teamen etablera umgängesregler när projektet startat och sedan diskutera efterlevnaden veckovis. Detta gäller även permanenta team, som t ex produktteamet.
Parmatur 