Många chefer och medarbetare tillbringar mycket tid på möten samtidigt som möten är en erkänt ineffektiv arbetsform. En del framgångsrika företagsledare som Jeff Bezos och Elon Musk har mer eller mindre förbjudit möten i sina företag. Kanske är det en delförklaring till deras framgång.
Jag tror dock att möten är en viktig del av samarbetet i ett företag, men att mötesformen behöver utvecklas. Företag kan lägga ner betydande belopp på olika effektiviseringar, men möten har till stor del varit en fredad zon. Det finns alltså en potential till betydande förbättringar. I den här artikeln kommer jag beskriva hur arbetsmöten, och framförallt arbetsmöten på distans, kan genomföras på ett effektivare sätt.
För att kunna hålla möten på distans krävs tekniska hjälpmedel. De lösningar jag beskriver i den här artikeln har jag har testat ut. Det kan finnas andra verktyg med motsvarade funktionalitet.
För att få effektivitet i ett arbetsmöte är det flera saker som vi behöver komma till rätta med.
- För det första tenderar möten att bli passiva sittningar där ett fåtal personer är aktiva. Vi måste alltså säkerställa allas delaktighet.
- För det andra skapas ofta ingen ny kunskap under mötet. Information förmedlas men sammanfogas inte till ny och gemensam kunskap. För att det ska kunna ske måste informationen visualiseras på ett sådant sätt att alla kan bidra och vidareutveckla bilden. På arbetsmöten där alla deltagare finns i samma rum kan detta ske på en whiteboard.
- Och för det tredje måste gruppens kreativitet och erfarenhet användas fullt ut. Svårigheten här är dels att idéer som kommer upp tidigt under ett möte tenderar att låsa fast tankebanorna, dels att personer med hög social status tar oproportionerligt mycket plats.
Olika arbetsmöten med olika syften behöver utformas på olika sätt och kräver olika verktyg. Men olika arbetsmöten har ändå tillräckligt mycket gemensamt för att jag ska kunna beskriva hjälpmedelen med ett exempel.
Hjälpmedel för arbetsmöten på distans
För att arbetsmöten ska fungera krävs bra hjälpmedel. Möten med deltagare på distans kräver andra verktyg än arbetsmöten där alla befinner sig i samma rum.
De flesta mötesrum är avsedda för vad jag kallar sammanträden. Rummet domineras av ett stort bord med stolar runt omkring. Väggarna är dekorerade med konst eller bilder på företagets produkter. Om det finns en whiteboard är den ofta liten och sitter bakom projektorduken. Deltagarna förväntas sitta passivt och titta på en presentation. När Jeff Bezos och Elon Musk kritiserar möten är det just sammanträden de avser. På en arbetsplats finns mycket få tillfällen när denna typ av möten passar. Därför bör mötesrum utformas på ett annat sätt.
Ett rum anpassat för arbetsmöten ska inte ha ett konferensbord och följaktligen inga stolar. Det primära arbetsredskapet är whiteboardtavlorna som täcker väggarna. Det är bra med små ståbord, det vill säga bord som är drygt 100 cm höga. Ståborden är i första hand avsedda att arbeta kring, men de fungerar också som avlastningsbord för papper, ritningar, pärmar, laptop och kaffemuggar. På arbetsmötet ska deltagarna tillsammans skapar ny information på whitebordtavlan. Det behöver vara gott om plats så att alla kan stå framför tavlan. Ståborden placeras så att de inte är i vägen.
Den här utformningen av ett rum för arbetsmöten gäller också när vi ska ha möten på distans, men whiteboardtavlan är då digital.
När vi har arbetsmöten på distans är det ofta några personer som befinner sig i mötesrummet på kontoret, medan andra deltagare arbetar hemifrån, är på tjänsteresa eller arbetar på ett annat kontor. Det behövs olika hjälpmedel på kontoren respektive på individernas egna arbetsplatser.
På kontoret
Tillgång till stora whiteboardtavlor är grundläggande för att få ett effektivt arbetsmöte. För att efterlikna detta vid distansmöten använder vi en digital skrivtavla med InGlass teknik från FlatFrog. En digital skrivtavla ser ut som en tv-skärm, men det går att peka och skriva på den som på en smartphone. Den minsta digitala skrivtavlan är en 55 tum Samsung Flip, som fungerar bra för mindre grupper. Det finns flera större skrivtavlor upp till 86 tum från olika tillverkare. Den digitala skärmen kopplas till en nätverksansluten PC med appen FlatFrog Boards, som gör det möjligt att se och ändra innehållet på skrivtavlan på distans.
Under ett arbetsmöte behöver vi också kunna se varandra och dela dokument. Det kan vi göra via MS Teams (eller motsvarande), där vi använder videomötesfunktionen, Inlägg och möjligheten att arbeta i samma dokument. När arbetsmötet inleds, startas FlatFrog Board och deltagarna på distans bjuds in via Inlägg med den kod som står högst upp till höger på skrivtavlan.
Videokameran riktas mot deltagarna som står placerade framför den digitala skrivtavlan så att deltagarna på distans kan se vad de gör. Bildkvalitén blir bra om det finns tillräcklig bandbredd. Ljudet är en större utmaning, där det gäller att plocka bort eko och omgivande störningar. En Jabra Speak kan vara en lösning.
På distans
Deltagare på distans kan befinna sig på ett annat kontor utrustat med samma typ av digital skrivtavla. Tavlorna kopplas då samman och användas på samma sätt från båda orterna.
Deltagare som arbetar hemifrån eller från en arbetsplats som saknar en digital skrivtavla ansluter till mötet via en PC. De kommer åt den digitala skrivtavlan via adressen app.flatfrog.com i sin webbläsare. De får en inbjudan till mötet med lösenord via Inlägg i MS Teams och ansluter via Join Board i appen.
Om ingen av deltagarna befinner sig på kontoret kan mötesledaren bjuda in deltagarna via sin PC. Genom att klicka på länken ansluter deltagarna via sina PC. Mötesledaren måste här komma ihåg att göra download av resultatet efter mötets slut.
Skapa ny gemensam kunskap
Med de tekniska hjälpmedlen på plats finns förutsättningarna för att vi ska kunna interagera på distans. Men vi får inte glömma att arbetsmetoderna är lika viktiga för att deltagarna ska kunna bidra. Det är när skrivtavlorna användas som de kan bli interaktiva och skapa ny kunskap i en grupp. Utan bra arbetsmetoder hämmas kreativitet, delaktighet och öppenhet. Det sker t ex när idéer som kommer upp tidigt låser tankebanorna eller när verbala personer tar för mycket plats.
Workshop baserad på nominalgrupptekniken är en arbetsform som syftar till att säkerställa allas delaktighet så att ny gemensam kunskap kan skapas. Nominalgrupptekniken är en enkel metod med ett krångligt namn. Nästan alla känner redan till den, men kallar den kanske gula–lapptekniken. Den fungerar så att alla deltagarna först funderar själva och skriver ner sina förslag på notislappar (Post-Its), ett förslag per lapp. Efter några minuter presenterar var och en sina förslag och sätta upp sina lappar på en whiteboardtavla.
På ett digitalt arbetsmöte med en interaktiv skrivtavla går det göra samma sak. I FlatFrog-appen finns Sticky Notes som motsvarar notislappar. De som sitter vid en PC kan klicka New Stick Notes och välja Save for later. Deltagarna som är på kontoret kan skriva notislappar direkt på den stora skrivtalan med en ”penna”. Har de med sig sina egna laptops kan de också skriva Sticky Notes i FlatFrog-appen och göra Save for later. Presentationen sker på samma sätt som ovan. En i sänder flyttar ut sina Sticky Notes till skrivtavlan med kommandot Add to Board samtidigt som de berättar om sina förslag.
Mötesledarens viktigaste uppgift är att se till så att alla som har bjudits in till mötet också får utrymme att bidra. Nominalgruppteknikens första steg där alla får skriva så många förslag de vill, utvecklades just med det syftet. Metoden är dock inte idiotsäker. En pratglad person kan låsa tankebanorna med frågor eller förslag innan andra ens har hunnit börja tänka. Det är mötesledarens uppgift att hålla ordning på deltagarna och tålmodigt bryta av för att skapa utrymme för andra att bidra. Det finns också en risk att ett fåtal personen blir dominerande i arbetet. Mötesledaren kan t ex rotera uppgiften att skriva och flytta lappar för att undvika detta. Extra uppmärksamhet krävs så att de som inte befinner sig i samma rum ändå får utrymme att prata. Det kan vara svårt att på distans bryta in med frågor och synpunkter i en engagerad diskussion. Ta tid att avbryta och låta ordet gå runt för att fånga upp nya infallsvinklar.
Ny kunskap skapas när deltagarnas individuella förslag kombineras, grupperas och utvecklas till en gemensam lösning som är bättre än summan av förslagen. Det sker framförallt i diskussionen mellan mötesdeltagarna. Genom att förslagen är skrivna på lappar som sitter på skrivtavlan, avpersonifieras idéerna. Det gör det lättare för gruppen att ha en öppen och kreativ diskussion om delarna som ska forma en ny helhet. Det är också dessa diskussioner som tar mest tid. Var beredd på att effektiva arbetsmöten på distans som skapar värde för företaget kommer att ta längre tid än om alla befinner sig i samma rum, åtminstone inledningsvis innan gruppen bättre känner varandra och sitt uppdrag samt lärt sig hantera de tekniska hjälpmedlen.
Möten för avstämning och koordinering
De flesta arbetsmötena hålls för att stämma av hur arbetet fortlöper, ta hand om problem, koordinera kommande insatser och fördela arbetet som ska göras härnäst. Här passar pulsmöten perfekt för att visualisera arbetet som är gjort, pågår och är planerat framåt. De går bra att hålla på distans med en digital skrivtavla.
Workshop på distans
Pulsmöten förutsätter att gruppen arbetar fram mål och planer för sitt uppdrag, som de kan använda vid de dagliga avstämningarna. Medan pulsmöten tar några minuter och genomförs dagligen, är workshops mer sporadiska och betydligt längre. Workshops används bl.a. för att utarbeta mål och planer, samt för att identifiera och lösa problem.
Jag ska ta två exempel på hur en workshop på distans kan gå till.
Exempel på workshop – målbild
En målbild används för att skapa en gemensam förståelse för gruppens uppdrag. Målbilden kan t ex användas för att definiera ett projekt, ett problem eller mandatet för en grupp.
En målbild går bra att utarbeta också med deltagare på distans. Det som krävs är en digital skrivtavla och en videomötesfunktion så att alla kan se varandra. Även om ingen av deltagarna har en digital skrivtavla, går det att koppla ihop flera PC med appen FlatFrog Boards och därmed dela innehållet på en emulerad skrivtavla.
En målbild byggs upp av tre delar: vision, effektmål och produktmål. Målbilden ritas som en mind map (tankekarta). Utarbetandet av en målbild är därför lämpligt att genomföra i tre steg.
I första steget skriver alla ner formuleringar de vill ha med i uppdragets vision. När alla har presenterat ska förslagen grupperas. Här kan alla delta. Notislapparna flytts runt till dess alla är nöjda och mötesledaren ritar en cirkel runt varje grupp av lappar. För varje grupp diskuterar sedan deltagarna vad som kan vara en ännu bättre formulering. Slutligen sammanfogas alla förslag till sammanhängande vision.
I nästa steg är det dags för effektmålen. Effektmålen definierar vilka värden resultatet av uppdraget ska skapa. Återigen skriver deltagarna först sina egna förslag. Förslagen grupperas och kombineras för att slutligen bilda två till fem effektmål. Det går att formulera effektmålen på många olika sätt, men ändå uppnå ungefär samma effekt. Men hur effektmålen formuleras kommer att påverka arbetets komplexitet och omfattning. Diskussionen om effektmålen är därför viktig och måste tillåtas ta den tid den kräver.
I det sista steget definieras produktmålen, som definierar vilken prestanda som produkten, resultaten eller lösningarna behöver ha för att effektmålen ska uppnås. Deltagarna skriver först sina egna förslag. Förslagen grupperas och kombineras samt kopplas till effektmålen. Det är under arbetet med produktmålen som komplexitet och omfattning av arbetet klarnar.
För att kunna utarbeta en målbild med deltagare på distans används Sticky Notes i FlatFrog-appen. Alla deltagare kan bidra med sina lappar och de kan också enkelt flytta eller ändra lapparna. Genom att välja Sticky Notes med olika färg blir det enkelt att se skillnad på vision, effekt- och produktmål. Lapparna binds ihop med streck för att bilda en mind map.
Efter arbetsmötet dokumenteras resultatet, t ex i en PowerPoint mall. Gruppen behöver ofta gå igenom resultatet flera gånger och kanske ägna tid åt att hitta kompletterande information innan målbilden är helt klar.
Exempel – planering
Syftet med planering är att skapa en gemensam förståelse för hur arbetet ska gå till. Planeringen delar också upp arbetet i mindre delar som sänker osäkerheten och gör det lättare att fördela arbetet i gruppen. Under planeringen bidrar deltagarna med sin kunskap om arbetsinsatser som krävs inom sina respektive expertområden. Gruppen kan därmed skapa en bild av allt arbete som måste utföras för att lösa uppgiften och hur de olika delarna är beroende av varandra. Det ger förutsättningar för att gruppen ska kunna bli mer samspelt och generera mer värde.
Planering av ett projekt görs övergripande med en synkroniseringsplan och på detaljnivå med aktivitetsplaner. En synkroniseringsplan består av en serie delresultat placerade i ett flöde. Varje delresultat ska gå att verifiera och omfattar upp till några hundra timmars arbete. Övergripande planering av delresultat samt efterföljande detaljplanering av varje delresultat bör också appliceras på andra större uppgifter med samma syfte att få gruppen att samarbeta bättre och leverera bättre resultat snabbare.
För att utarbeta en övergripande synkroniseringsplan under en workshop på distans, börjar deltagarna med att skriva sina förslagna delresultat på Sticky Notes i FlatFrog-appen. Det kan bli många lappar i ett stort projekt. Arbeta då med en del av projektet i taget för att inte tappa bort er. Om inte alla delresultat får plats på en sida kan flera sidor öppnas i FlatFrog Board.
Gör en grovsortering där dubbletter tas bort, spara den bästa formuleringen eller skriv en ännu bättre. Gruppen bör försöka hjälpas åt med detta steg. Är det många deltagare är det bra att turas om att skriva och flytta. Ordna delresultaten i den ordning de ska utföras.
När alla delresultaten är på plats ritas beroenden in. Återigen bör mötesledaren se till att deltagarna turas om att rita, både de som är på kontoret och de som deltar på distans.
Efter arbetsmötet dokumenteras resultatet, t ex i en PowerPoint mall. Att ta fram en synkroniseringsplan för ett stort projekt är ett omfattande arbete som kan delas upp på flera arbetsmöten.
Summering
De arbetsmöten jag översiktlig beskrivet här som exempel på effektiva möten på distans är förmodligen helt annorlunda än de möten som de flesta människor är vana vid. Arbetsmöten innebär hårt arbete när diskussioner formar idéer och en gemensam väg framåt. Så är fallet vare sig alla deltagarna befinner sig i samma rum eller om några deltar på distans. Det är därför som arbetsmötet skapar mer värde för företaget än ett sammanträde med lågt ställda krav på deltagarna.
Att genomföra arbetsmöten på distans är en större utmaning för mötesledaren än om alla deltagare finns i samma rum. Det krävs ordentliga förberedelser, bra hjälpmedel, uppmärksamhet på att alla ges utrymme att delta och en hel del tid för att ta hand om resultatet.
Parmatur 