Kategorier
Cyber Pulse Board

Pulsmöten på distans

Pulsmöten har blivit en naturlig del av arbetet i många företag. En grupp personer träffas 10-15 minuter stående framför en pulstavla (whiteboard) för att diskutera det aktuella läget och vad som behöver göras under dagen. På ett pulsmöte skapas en dynamik i teamen som med hjälp av den visuella informationen på pulstavlan skapar en gemensam förståelse för nuläget och hur de bör gå vidare.

Tack vare den visuella informationen på pulstavlan har pulsmöten visat sig vara överlägsna traditionella möten. Men hur genomförs ett pulsmöte när en eller flera deltagare finns på distans?

För att göra det möjligt att hålla pulsmöten på distans behöver vi använda digital teknik, men den måste hjälpa oss att uppnå samma effekt som i ett vanligt pulsmöte – skapa en effektiv dialog i teamet.

Så här fungerar Cyber Pulse Board, som Parmatur har provat ut.

I pulsrummet använder vi en kombination av stor digital pekskärm och en PC med t.ex. MS Teams för videomötet. På pekskärmen laddar vi upp de dokument som färgmarkeras och skapar överblick under pulsmötet. Där genereras också digitala notisar (Post-Its) och magneter. I MS Teams lägger vi dokument som aktivitetsplaner, besluts- och problemlogg som vi skriver i.

Deltagare som arbetar hemifrån eller av annan anledning inte kan delta i pulsrummet använder en PC med en app som kan synkronisera med innehållet på pekskärmen. De använder också MS Teams för att se de övriga deltagarna och för att skriva i olika dokument.

Cyberpulsmöten i ett pulsrum

En central del i att få ett pulsmöte fungera är att på ett enkelt sätt visualisera väsentlig information. I Parmatur Puls har vi utarbetat metoder och layouter för planer och pulsmöten som behövs för att arbeta med strategi och utveckling. Dessa metoder utgår från en kombination av en förutbestämd struktur och den flexibilitet som finns med en whiteboard. Det är enkelt att lägga till information och att skapa ett situationsanpassat arbetssätt.

Det finns många IT-system som hanterar uppgifter digitalt. Ofta baseras de på ett kanban fönster, eller som vi kallar det ett aktivitetsfönster. Men tavelkänslan och flexibiliteten försvinner i dessa lösningar. Vår uppfattning är att det blir mer fokus på verktyg och process, än individer och den interaktion som vi vill uppnå. Dessa system kommer snarare att bli ett verktyg för en traditionell byråkratis arbetsfördelning än det agila arbetssätt vi eftersträvar, som förstärker dialog och problemlösningsförmåga i projektteamen.

FlatFrog Boards

Vi rekommenderar FlatFrog Boards som fungerar tillsammans med pekskärmar (”digitala skrivtavlor/whiteboards”) med InGlass teknik. En sådan pekskärm är t ex den 55 tum stora Samsung Flip. Det finns skärmar upp till 90 tum med InGlass teknik från olika tillverkare. För att kunna köra FlatFrog Boards behövs en Windows 10 dator med HDMI kontakt. FlatFrog Board laddas ner från FlatFrogs hemsida. Notera att det behövs en licens för att köra programmet efter en provperiod.

Samsung Flip

Med FlatFrog Board skapas en digital Cyberpulstavla där det går att ladda upp dokument och använda digitala magneter och notisar. Dokument laddas in och placeras på lämplig plats på skärmen. Dokumenten går att skala upp och ner utan problem.

I Cyberpuls använder vi röda, gula och gröna symboler på motsvarande sätt som röda, gula och gröna magneter används på en pulstavla. På samma sätt är notisar också digitala. Det går att skriva på dessa digitala notisar på samma sätt som på verkliga. Och det går att flytta på samma sätt.

Cyberpulstavla på en Samsung Flip med FlatFrog Board.

I bilden ovan har vi laddat in två dokument och två mallar i ett projekt. Dokumenten är målbild och synkroniseringsplan som vi alltid har på en projektpulstavla. Mallarna är riskplanen och aktivitetsfönstret. På riskplanen sitter två notisar uppsatta med aktuella risker. På synkroniseringsplanen sitter gröna magneter som visar vilka delresultat som är klara. I aktivitetsfönstret sitter notisar på vanligt sätt.

Det går bra att ha flera sidor för varje projekt. Detta är en fördel jämfört med en vanlig pulstavla. Ett sätt att använda detta är att låta målbild, synkroniseringsplan och risker ha sina egna sidor, så att de enkelt förstoras upp.

Cyberpulstavla med en synkroniseringsplan.

MS Teams

I Puls skriver vi i aktivitetsplaner, problem- och beslutslogg på pulsmötena. Dessa sitter på då pulstavlan. När vi har pulsmöten på distans delar vi dokumenten via t ex MS Teams.

Projektledaren kan ha ett eget team i MS Teams, eller vara en del av team. Varje projekt ska ha en kanal. I fliken Filer läggs aktivitetsplaner, riskplan, resursplan, besluts- och problemlogg. Alla projektdeltagare ska vara inbjudna som medlemmar så de kan skriva i dokumenten. På ett pulsmöte kan flera personer skriva samtidigt i ett dokument. På detta sätt kan ett Cyberpulsmöte bli självdokumenterande på samma sätt som ett vanligt pulsmöte.

Aktivitetsplan i MS Teams

Den digitala Cyberpulstavlan används i pulsrummet. De som arbetar på distans använder appen app.flatfrog.com i webbläsaren.

Cyberpulsmöte för en enstaka person

Personer som deltar på distans bör dela sin skärm i tre fönster. I det första fönstret har de MS Teams och de dokument de arbetar med, t ex aktivitetsplan. I fönster nummer två har de app.flatfrog.com som speglar pekskärmen från pulsrummet. Och i det tredje fönstret har de videomötet.

Cyberpulsmöte på en PC med 32 tums skärm. Aktivitetsplan i MS Teams till väster. Pulstavlan via app.flatfrog.com uppe till höger. Och videomötet nere till höger.

Cyberpulsmöten mellan två pulsrum

Två pulsorganisationer sammanlänkade via Cyberpulsmöten.

På samma sätt som det går att länka samman en pekskärm i ett pulsrum med en eller flera deltagare på distans, så går det också länka samman flera pekskärmar i olika pulsrum. Det går därmed att ha utveckling spridd på många platser och sammanlänka dessa via Cyberpulsmöten.

Genomföra ett Cyberpulsmöte

Ett cyberpulsmöte följer samma agenda som ett vanligt pulsmöte. Pulsmöten i projekt hålls dagligen, med undantag för särskilt kritiska perioder då pulsmöten kan behöva hållas flera gånger om dagen.

Inför mötet startat projektledaren pekskärmen och tar upp sitt projekt. När projektet har laddats upp kommer en mötesidentitet upp på skärmen. Detta delar projektledaren ut via MS Teams ett par minuter innan mötet startar.

Projektledaren startar också upp ett videomöte och skickar ut inbjudningar.

1. Vad har blivit klart?

Projektledaren låter en deltagare i sänder berätta vilken eller vilka aktiviteter de färdigställt sedan förra mötet.

Den person som har ordet berättar vad som är gjort och flyttar samtidigt färdiga notisar från In Progress till Done. Är personen i pulsrummet flyttar projektdeltagaren den digitala notisen på pekskärmen. Om personen sitter vid en PC flyttar hen via app.flatfrog.com.  De flyttningar som görs på skärmen speglas till de som har app.flatfrog.com och vice versa.

2. Några problem?

Projektledaren frågar vilka problem som har tillstött.

De som har stött på problem sätter upp dessa som röda notisar i Inbox. Detta kan de göra via pekskärmen eller via appen. Projektledaren kan välja att dokumentera dessa direkt i problemloggen i MS Teams, eller vänta till efter pulsmötet.

För varje problem bör projektteamen ha en kort diskussion om vilka aktiviteter som behövs för att hantera problemet. Dessa skrivs på röda notisar och placeras i rutan To do. Aktiviteterna ska också skrivas in i lämplig aktivitetsplan. Detta bör göras direkt.

3. Vad är nästa steg?

Detta steg är en förberedelse inför sista steget där var och en i projektteamen väljer aktiviteter att arbeta med till nästa pulsmöte. Teamet diskuterar vilka aktiviteter som ska plockas ut från aktivitetsplanerna. Valda aktiviteter skrivs på digitala notisar som sätts i To do.

4. Vem gör vad?

I detta steg låter projektledaren deltagarna välja aktivitet från To do att göra till nästa pulsmöte. Deltagarna som finns i pulsrummet skriver sitt namn med pennan som tillhör pekskärmen och flyttar notisen de valt till In Progress. De som arbetar på distans flyttar i app.flatfrog.com och sätter dit sitt namn genom att dra reglaget i notisen till grönt läge.

Efter ett Cyberpulsmöte

Efter Cyberpulsmötet sparar projektledaren innehåller på cyberpulstavlan. Antingen i samma fil som tidigare, eller under ett nytt namn (exempelvis projektnamn + datum). Projektledaren skriver också nya problem i problemloggen och beslut i beslutsloggen, om detta inte redan gjorts under mötet.

Beslutslogg i MS Teams

Pulsmöte med hjälp av digital teknik innebär en del extra arbete. För att minimera denna extra kostnaden bör projekten etablera ett arbetssätt och mötesrutiner som gör mötena så effektiva som möjligt. Exempelvis uppstarten av ett cyberpulsmöte kan stjäla en hel del tid om rutinerna är otydliga.

Slutligen vill jag påminna om den agila principen som säger att vi värdesätter individer och interaktion före verktyg och processer. De verktyg och rutiner vi använder ska hjälpa människor i sitt arbete och förstärka samarbetet inom projektet.

Kommentera

Fyll i dina uppgifter nedan eller klicka på en ikon för att logga in:

WordPress.com-logga

Du kommenterar med ditt WordPress.com-konto. Logga ut /  Ändra )

Google-foto

Du kommenterar med ditt Google-konto. Logga ut /  Ändra )

Twitter-bild

Du kommenterar med ditt Twitter-konto. Logga ut /  Ändra )

Facebook-foto

Du kommenterar med ditt Facebook-konto. Logga ut /  Ändra )

Ansluter till %s