Kategorier
Cyber Pulse Board

Pulsmöten på distans

Pulsmöten har blivit en naturlig del av arbetet i många företag; en grupp personer träffas 10-15 minuter stående framför en pulstavla (whiteboard) för att diskutera det aktuella läget och vad som behöver göras under dagen. På ett pulsmöte skapas en dynamik i teamen som med hjälp av den visuella informationen på pulstavlan skapar en gemensam förståelse för nuläget och hur teamet bör agera för att komma vidare.

Pulsmöten har visat sig vara överlägsna traditionella möten tack vare den visuella informationen på pulstavlan och att de genomförs varje dag. Men hur genomförs pulsmöten när en eller flera deltagare arbetar på distans?

Vi behöver digital teknik för att hålla pulsmöten på distans, och utrustningen måste hjälpa oss att uppnå samma effekt som vid ett vanligt pulsmöte; skapa en effektiv dialog i teamet.

Så här fungerar Cyber Pulse Board, som vi på Parmatur har provat ut.

I pulsrummet använder vi en kombination av en stor digital pekskärm och en dator med MS Teams för videomötet. På pekskärmen laddar vi upp mål och planer som skapar en överblick under pulsmötet. Digitala post-its och magneter genereras också där. I MS Teams lägger vi till dokument som aktivitetsplaner, beslutslogg och problemloggar som alla skriver i.

Deltagare som arbetar hemifrån eller av annan anledning inte kan delta i pulsrummet använder en PC med en app som kan synkronisera med innehållet på pekskärmen. De använder också MS Teams för att se de övriga deltagarna och för att skriva i dokumenten.

Cyberpulsmöten i ett pulsrum

En central del av att ett pulsmöte ska fungera är att visualisera viktig och uppdaterad information. I Parmatur Pulse har vi utvecklat metoder och layouter för planer och pulstavlort som behövs när man arbetar med strategi och utveckling. Dessa metoder baseras på en kombination av en förutbestämd struktur och den flexibilitet som följer med en whiteboard. Det är enkelt att lägga till information och skapa ett arbetssätt anpassat till situationen.

Det finns många IT-system som hanterar arbetsuppgifter digitalt. Ofta baseras de på ett kanban fönster, eller som vi kallar det ett aktivitetsfönster. Men tavelkänslan, överblicken och flexibiliteten försvinner i dessa lösningar. Vår uppfattning är att det blir fokus på verktyg och process, snarare än individer och den interaktion. Dessa system kommer snarare att bli ett verktyg för en traditionell byråkratisk arbetsfördelning än det agila arbetssätt vi eftersträvar, som förstärker dialog och problemlösningsförmåga i teamen.

FlatFrog Boards

Vi rekommenderar FlatFrog Boards som fungerar tillsammans med pekskärmar (”digitala skrivtavlor/whiteboards”) med InGlass teknik. En sådan pekskärm är t ex 55 tum Samsung Flip. Det finns skärmar upp till 90 tum med InGlass teknik från olika tillverkare. För att kunna köra FlatFrog Boards behövs en Windows 10 dator med HDMI kontakt. FlatFrog Board laddas ner från FlatFrogs hemsida. Notera att det behövs en licens för att köra programmet efter en provperiod.

55 tum Samsung Flip

Med FlatFrog Board skapas en digital Cyberpulstavla där det går att ladda upp dokument och använda digitala magneter och notisar. Dokument laddas upp i jpg-format och placeras på lämplig plats på skärmen. Dokumenten går att skala upp och ner utan problem.

På Cyberpulstavlan använder vi röda, gula och gröna symboler på motsvarande sätt som röda, gula och gröna magneter används på en pulstavla. Även notislapparna är digitala. Det går att skriva på dessa digitala notisar och flytta dem på samma sätt som post-its på en whiteboard.

Cyberpulstavla på en 55 tum Samsung Flip med FlatFrog Board.

I bilden ovan har vi laddat upp två dokument (målbild och synkroniseringsplan) för ett projekt. Det finns också mallar för riskplan och aktivitetsfönster. På riskplanen sitter två notisar uppsatta med aktuella risker. På synkroniseringsplanen sitter gröna och gula magneter som visar vilka delresultat som är klara respektive pågår. I aktivitetsfönstret sitter notisar som visar flödet av pågående arbete.

Du kan lägga till fler sidor på Cyber Pulse Board, vilket är en fördel jämfört med ett vanligt pulstavlor. Ett sätt att använda detta är att placera projektmål, synkroniseringsplan och risker på separata sidor så att de enkelt kan förstoras.

Cyberpulstavla med en synkroniseringsplan på separat sida.

MS Teams

I Pulse skriver deltagarna i aktivitetsplaner, problem- och beslutslogg under pulsmötena. Dessa placeras sedan på pulstavlan. Vid digitala pulsmöten delar vi dokumenten via till exempel MS Teams.

Projektledaren kan ha ett eget team i MS Teams, eller vara en del av ett team för hela pulsrummet. Varje projekt har en kanal. På fliken Filer läggs aktivitetsplaner, riskplan, resursplan, besluts- och problemlogg in. Alla projektdeltagare är inbjudna som medlemmar så att de kan skriva i dokumenten. Under ett digitalt pulsmöte kan flera personer skriva i ett dokument samtidigt. Därmed kan ett Cyberpulsmöte bli självdokumenterande på samma sätt som ett vanligt pulsmöte.

Aktivitetsplan i MS Teams

Delta i cyberpulsmöte på distans

Den digitala Cyberpulstavlan används i pulsrummet. De som arbetar på distans använder appen app.flatfrog.com i sin webbläsare.

Personer som deltar på distans bör dela sin skärm i tre fönster. I det första fönstret har de MS Teams och de dokument de arbetar med, t ex en aktivitetsplan. I fönster nummer två har de app.flatfrog.com som speglar den digitala skärmen från pulsrummet. Och i det tredje fönstret har de videomötet.

Cyberpulsmöte på en PC med 32 tums skärm. Aktivitetsplan i MS Teams till väster. Pulstavlan via app.flatfrog.com uppe till höger. Och videomötet nere till höger.

Cyberpulsmöten mellan två pulsrum

Två pulsorganisationer sammanlänkade via Cyberpulsmöten.

På samma sätt som det går att länka samman en digital pekskärm i ett pulsrum med deltagare på distans, så går det också länka samman flera digitala pekskärmar i olika pulsrum. Det går därmed att ha utvecklingskontor spridda på många platser och länka samman dessa via Cyberpulsmöten.

Genomföra ett Cyberpulsmöte

Ett Cyberpulsmöte följer samma agenda som ett vanligt pulsmöte. Pulsmöten i projekt hålls dagligen, med undantag för kritiska perioder då pulsmöten kan behöva hållas flera gånger om dagen.

Inför mötet startat projektledaren pekskärmen och sitt projekt. När projektet har laddats upp kommer en mötesidentitet upp på skärmen. Detta ID delar projektledaren ut via MS Teams ett par minuter innan mötet startar.

Projektledaren startar också upp ett videomöte och ser till att alla kan ansluta.

1. Vad har blivit klart?

Projektledaren låter en deltagare i sänder berätta om vilka aktiviteter de har färdigställt sedan förra mötet.

Den person som har ordet berättar vad som är gjort och flyttar samtidigt notislappen från In Progress till Done. Är personen i pulsrummet flyttas den digitala notisen på pekskärmen. Om personen sitter vid en PC flyttas den via app.flatfrog.com.  De flyttningar som görs på den digitala skärmen speglas till de som har app.flatfrog.com och vice versa.

2. Några problem?

Projektledaren frågar vilka problem som har tillstött.

De som har stött på problem sätter upp dessa som röda notisar i Inbox. Detta kan de göra via pekskärmen eller via appen. Projektledaren kan välja att dokumentera dessa direkt i problemloggen i MS Teams, eller vänta till efter pulsmötet.

För varje problem har projektteamet en kort diskussion om vilka aktiviteter som behövs för att hantera problemet. Dessa skrivs på röda notisar och placeras i To do. Aktiviteterna ska också skrivas in i en aktivitetsplan. Detta bör göras direkt.

3. Vad är nästa steg?

Detta är en förberedelse inför sista steget där var och en väljer aktiviteter att arbeta med till nästa pulsmöte.

Teamet diskuterar vilka aktiviteter som ska plockas ut från aktivitetsplanerna. Valda aktiviteter skrivs på digitala notisar som sätts i To do. De digitala notislapparna kan genereras på pekskärmen eller på en PC via appen.

4. Vem gör vad?

I detta steg låter projektledaren deltagarna välja aktiviteter från To do att göra till nästa pulsmöte.

Deltagarna som finns i pulsrummet skriver sitt namn med pennan som tillhör pekskärmen och flyttar notisen de valt till In Progress. De som arbetar på distans flyttar i app.flatfrog.com och sätter dit sitt namn genom att dra reglaget eller skriva sitt namn.

Efter ett Cyberpulsmöte

Efter Cyberpulsmötet sparar projektledaren innehåller på cyberpulstavlan. Antingen i samma fil som tidigare, eller under ett nytt namn (exempelvis projektnamn + datum). Projektledaren skriver också nya problem i problemloggen och beslut i beslutsloggen, om detta inte redan har gjorts under mötet.

Beslutslogg i MS Teams.

Cyberpulsmöten med hjälp av digital teknik innebär en del extra arbete. För att minimera den extra kostnaden bör projekten etablera arbetssätt och mötesrutiner som gör mötena så effektiva som möjligt. Exempelvis kan uppstarten av ett cyberpulsmöte ta mycket tid om rutinerna är otydliga och deltagarna oförberedda.

Slutligen vill jag påminna om den agila principen som säger att vi värdesätter individer och interaktion före verktyg och processer. De verktyg och rutiner vi använder i Cyberpulsmötena ska hjälpa människor i deras arbete och förstärka samarbetet inom teamet.

Av Jan-Erik Sebestyén

Innovation enthusiast and management consultant in agile organization and strategic work.

Kommentera

Fyll i dina uppgifter nedan eller klicka på en ikon för att logga in:

WordPress.com-logga

Du kommenterar med ditt WordPress.com-konto. Logga ut /  Ändra )

Google-foto

Du kommenterar med ditt Google-konto. Logga ut /  Ändra )

Twitter-bild

Du kommenterar med ditt Twitter-konto. Logga ut /  Ändra )

Facebook-foto

Du kommenterar med ditt Facebook-konto. Logga ut /  Ändra )

Ansluter till %s