Tänk dig att du åker till fjällen för en dags vandring. Leden du ska gå är 22 km lång och det blir mörkt om 8 timmar. Om du håller en takt på 3 km per timme kommer du tillbaka till din bil innan natten faller. Du kan enkelt kontrollera din position efter en timmes promenad med din GPS-tracker för att se att du har gått tillräckligt snabbt och justera din takt. Men hur vet du om ditt projekt kommer att bli klart i tid?
Ett projekt blir klart i tid om tillräckligt mycket resultat produceras varje vecka. Precis som med vandringen kan du beräkna hur många delresultat som teamet måste slutföra varje vecka för att projektet ska nå sitt slutdatum. Ett projekt med 50 delresultat som sträcker sig över 25 veckor måste slutföra 50/25 = 2 delresultat per vecka. Den nödvändiga hastigheten är alltså 2; om ni slutför två delresultat den här veckan så är ni på rätt spår. Du skulle alltså behöva en tracker för att hålla dig uppdaterad om projektets tempo!
Parmatur Pulse appen är en projekt-tracker
Parmatur Puls appen är en ”GPS-tracker” som gör att du kan kontrollera din position i projektet varje vecka. Appen gör beräkningen åt dig och visar vilken hastighet ni behöver hålla framöver baserat på era tidigare framsteg. Det vill säga, det totala antalet slutförda delresultat fram till denna vecka kommer att påverka vilket tempo ni behöver hålla framöver.
Det enda du behöver göra är att ladda ner appen, lägga till ditt projekt och sedan registrera data varje vecka för att ha koll på tempot i ditt projekt. När du lägger till ett projekt anger du projektnamn, projektlängd i antal veckor, det totala antalet delresultat och antal arbetstimmar. Det är allt! Data lagras lokalt i din mobiltelefon.
Om projektet innehåller få men stora delresultat blir precisionen dålig. Låt oss säga att projektet istället hade 6 delresultat på 25 veckor, då ska ni slutföra ett delresultat varje månad. För en enstaka vecka finns det då ingen guide. Det är som att gå med en GPS-tracker som bara ger dig en uppdaterad position varannan timme. Projektplanen måste innehålla minst lika många delresultat som veckor, helst fler, så att minst ett delresultat ska färdigställas varje vecka.
Det är en skillnad mellan delresultat som ska levereras och aktiviteter som ska göras. Den förstnämnda kan kontrolleras och godkännas, vilket ger bevis på att projektet faktiskt gör framsteg. Antalet utförda aktiviteter per vecka ger däremot ett mått på hur osäkerhet hanteras i projektet. Få och stora aktiviteter innebär större osäkerhet och högre kostnader. Genomsnittlig längd på en aktivitet bör matcha tiden mellan pulsmötena. Har ni ett pulsmötet per dag, bör storleken på en aktivitet vara ungefär en dag (8 arbetstimmar). Har ni två möten per dag bör aktiviteterna vara i snitt 4 arbetstimmar stora.
För att hjälpa dig att utarbeta en lämplig projektplan innehåller appen metodbeskrivningar för hur planeringen ska gå till och hur resultaten ska sammanställas och visualiseras för att fungera på pulsmötena.
Veckorapportera i appen
Veckorapporter låter kanske jobbigt. Men appen behöver bara några få värden, som alla finns på er pulstavla. Varje vecka registrerar du antalet godkända delresultat (gröna magneter i synkroniseringsplanen), antal pågående delresultat (gula magneter i synkroniseringsplanen) och antal aktiviteter i “Done”. Veckorapporten bör göras efter det projektpulsmöte som är närmaste före veckans programpulsmöte.
Appen innehåller metodbeskrivningar för hur ni genomför dagliga projektpulsmöten, och hur ni ska utforma er pulstavla för att underlätta samarbetet under pulsmötena.
Är ditt projekt på rätt spår?
Appen gör en prognos av projektets varaktighet i veckor, aktuell takt beräknad som det genomsnittliga antalet slutförda delresultat de senaste fem veckorna, hur många delresultat ni behöver slutföra varje vecka för att nå deadline samt framsteg i procent av antalet slutförda delresultat. OBS! Appen kan enbart göra prognoser om ni har slutfört några delresultat de senaste veckorna (prognosen blir annars oändligheten).
Du kan också se ditt projekts framsteg i ett diagram. Detta gör att du får en god förståelse för i vilken takt ditt projekt färdigställer delresultat. Baserat på detta kan du tidigt vidta åtgärder.
Appen visar ett kumulativt flödesdiagram med slutförda och öppna delresultat, samt aktuell trend och nödvändig trend för att nå slutdatumet.
Vidta åtgärder
Om projektet av någon anledning inte når den nödvändiga andelen slutförda delresultat den här veckan, kommer teamet att behöva göra mer under de kommande veckorna. Som projektledare kanske du omedelbart tänker ”Jag behöver mer resurser”. Men då bör du tänka en gång till. Det finns en hel del åtgärder som kan göras för att öka effektiviteten i det befintliga teamet.
Har ni planerat projektet i en workshop enligt metodbeskrivningen i Puls? Om inte bör du överväga att ni tillsammans i projektgruppen planerar om projektet. Planering är inte bara ett sätt att beräkna en budget, fördela arbetet och förbereda för uppföljning. Ännu viktigare är att planeringen underlättar självorganiseringen i projektgruppen. Under planeringen skapas en ömsesidig förståelse för vad som ska uppnås och vilket arbete som krävs av olika kompetenser. Och den effekten har mycket stor påverkan på teamets förmåga att göra snabba framsteg.
Nästa sak du kan göra är att fokusera projektteamet. På sista pulsmötet i varje veckan kan det vara lämpigt att diskutera vilka delresultat som ska levereras nästa vecka. Hela teamet kan då bidra i arbetet eftersom delresultaten delas upp i många mindre uppgifter i en aktivitetsplan. Den detaljerade planeringen som behövs kan göras på måndag morgon som ett lagarbete.
Du kan också öka antalet pulsmöten. När du gör det blir aktiviteterna mindre och effektiviteten högre. Så istället för fem projektpulsmöten nästa vecka, kanske ni behöver 10 för att komma ikapp.
Och slutligen, kanske kan du samlokalisera projektgruppen och därmed öka samarbetet? Detta förhindrar störningar från externa källor, vilket ökar den tillgängliga arbetstiden.
Kom ditt projekt tillräckligt långt den här veckan?
Parmatur Puls appen är din GPS-tracker som gör att du kan kontrollera dina projekts framsteg varje vecka. Inte bara kommer det att ge dig underbyggda svar när en chef frågar när projektet kommer vara klart. Du kommer också att kunna vidta tidiga åtgärder för att säkerställa att dina projekt levererar i tid.
När du behöver be om mer resurser är det i allmänhet redan för sent.
Parmatur 