Puls och digitala pulstavlor

Puls och digitala pulstavlor. För några veckor sedan skrev jag ett kort inlägg om digitala pulstavlor som nu finns tillgängliga. Efter det har jag fått en del frågor om hur Puls egentligen fungerar och hur Puls kan fungera på stora pekskärmar. Digitala pulstavlor, som fungerar för Puls har inte varit tillgängligt förrän nu. Genom att använda pekskärmar 55 tum eller större med InGlass och FlatFrog Board har digitalt Puls gått från dröm till verklighet.

Jag kommer i detta inlägg kortfattat beskriva Puls och visa hur digitala pulstavlor kan användas för olika pulsmöten.

Puls

Det finns ett flertal agila modeller för olika ändamål. Parmaturs Puls är den enda som är en organisationsmodell.

Det har ända sedan början av 1900-talet varit känt och accepterat bland organisationsforskare att den hierarkiska linjeorganisationen inte avspeglar den verkliga arbetsorganisationen.

För att en verksamhet ska fungera är det nödvändigt att människor skapar en mängd olika nätverk. Dessa har varit informella. Styrkan är att de nätverk som behövs skapas organiskt, nackdelen är att de i någon mån verkar i det fördolda, det går inte styra eller förbättra dem.

Puls löser detta genom att skapa ett formellt nätverk för det grundläggande beslutsfattandet. Kring detta kan ett informellt nätverk växa fram.

Pulsmöten

Beslut fattas i olika sammanhang. Allt från ledningsgrupper till projektgrupper tar beslut. En del beslut tas på formella möten, men forskning visar att de flesta beslut tas i det informella nätverkat. De formella mötena är för få, för långa och för ineffektiva.

Puls löser detta genom frekventa pulsmöten. Det är vanligen dagliga pulsmöten, som sker stående fram en pulstavla på 10-20 minuter. Pulstavlorna har ett definierat innehåll, mötena en enkel och tydlig agenda. Mötena blir därmed effektiva.

Nätverk av pulsmöten

Skillnaden på Puls och andra agila modeller som Scrum, är att Scrum är till för att styra ett projekt, medan Puls är till för att styra ett helt företag (eller annan verksamhet).

Allt från ledningsgruppsmöten till projektmöten ersätts av pulsmöten. För att det ska vara möjligt att styra ett företag, behöver planer upprättas, kalkyler tas fram och framsteg och beslut dokumenteras.

Många av dessa planer tas fram i workshops och dokumenteras i Word, Excel eller PowerPoint, och sätts sedan upp på en pulstavla. Dessa dokument bildar underlag för vart vi är på väg.

Under pulsmöten fattas olika typer av besluts. Merparten handlar om vem som ska göra vilken aktivitet, men en del är beslut som behöver dokumenteras. Dessa beslut dokumenteras i mallar (Word, Excel och PowerPoint dokument) som sitter uppsatta på pulstavlan.

När en mall är fullskriven tas den ner, sätts i pärm eller skannas in för att lagras digitalt.

Portföljpulsmötet – lednings pulsmöte

Puls kan driva vilken verksamhet som helst, men vi har nischat in oss på att driva strategi och utvecklingsarbete. Kort sagt, arbetet med att utforma och skapa förstagets framtid. Nästan alla företagets funktioner berörs, med tyngdpunkt på ledning, marknad och produktutveckling.

Portfolio cyber pulse board – Agile Pulse board

På portföljpulsmöten träffas delar av ledningsgruppen några gånger i veckan för att dels driva på det framåtriktade arbetet, dels ta hand om problem som uppstått i verksamheten.  Pulstavlan innehåller information som behövs för detta ändamål. Bilden ovan är en skärmdump från en digital pulstavla. En analog whiteboardtavla ser i princip likadan ut.

Produktpulsmötet – strategierna tar form

Medan ledningsgruppen via portföljpulsmöten definierar företagets strategiska inriktning, arbetar produktteamet med att konkretisera strategierna för att nå dit. Detta arbete innefattar bland annat marknadsanalyser, tekniska förstudier, förberedelser och avgränsning av projekt samt lanseringsplanering.

Product cyber pulse board – Agile Pulse board

Produktteamet har vanligen dagliga produktpulsmöten. Ofta arbetar produktteamet med strategier för två till fyra fokusområden samtidigt. Det kan bli mer information än vad som ryms på en whiteboard. Med en digital pulstavla går det att ha flera sidor att växla mellan. Det gör att planer och loggar för varje segment kan ha en egen sida.

Projektpulsmöten – ett steg i strategin realiseras

Project Cyber Pulse Board – Agile Pulse Model.

Ett projekt i Puls skapas för att realisera ett steg i strategin. Pulstavlan ovan visar vad som brukar ingå. En målbild och synkroniseringsplan ritad i PowerPoint. Aktivitetsplaner för vad som ska göras och vad som är klart, och beslutslogg där alla beslut skrivs ner.

På synkroniseringsplanen har klara delresultat markerats med en grön magnet, medan pågående delresultat markeras med en gul magnet.  Får synkroniseringsplanen inte plats, kan den läggas på en separat sida på den digital pulstavlan.

Pulsrum

Pulsrummet där människor möts i olika grupper.

Alla pulstavlor, de här nämnda och andra jag inte har berört, samlas i ett pulsrum. Detta rum är som illustrationen ovan ett stort rum ”tapetserat” med whiteboards.

Ett pulsrum med whiteboardtavlor fungerar mycket bra för att skapa transparens över vad som pågår i en verksamhet. Chefer kan enkelt se hur det går för projekten genom att titta på pulstavlorna, vilket gör att statusrapportering inte längre behövs. Medarbetarna kan se strategier och fattade beslut.

Det är tekniskt möjligt att ersätta hela pulsrummet med en enda pekskärm med digital puls. Men vi rekommenderar att ha kvar några whiteboard för att bibehålla visualiseringen över vad som pågår.

Resurspulstavlan och uppdragspulstavlan kan vara på whiteboard eftersom de (oftast) används lokalt, likaså kan det vara bra med en whiteboard som sammanfattar projekten. Till detta läggs 1  till 3 pekskärmar beroende på verksamhets behov.

Ett pulsrum där vissa pulsmöten använder digitala pulstavlor kan vara mindre än om enbart whiteboards används. I en del företag med många anställda har det varit svårt att hitta utrymme för ett pulsrum. Nu finns en lösning på detta.

Att arbeta utspritt på många platser

Puls med ett analogt pulsrum fungerar mycket bra när huvuddelen av alla berörda finns placerade inom gångavstånd från pulsrummet. Men med stigande avstånd växer problemet med att få alla involverade. Det är för företag där chefer och medarbetare finns geografiskt utspridda som digitala pulstavlor tillför ett stort värde. Med FlatFrog Board går det att dela tavlan och arbeta tillsammans även om deltagarna befinner sig på olika kontinenter.

I filmen ovan visar vi möjligheterna med projekt-, produkt- och portfölj-pulstavlan. Det går att skriva och flytta ”post-its” på liknande sätt som på en whiteboard. Det går skriva i mallar och det går att markera med magneter.

Relaterade inlägg

Agil nätverksorganisation för krävande uppgifter i... Agil nätverksorganisation är ett nytt sätt organisera en verksamhet på. En agil nätverksorganisation kan hantera komplexa ärenden i högt tempo. Und...
SR rapporterar om Puls hos Akzo Nobel Puls hos Akzo Nobel. I höstas hade Sveriges Radio (SR) ett reportage från Pulsrummet hos Expancel, Akzo Nobel i Sundsvall. Du hittar artikeln och ...
Obeya 20 år Obeya är ett stort rum för visuell styrning och jidoka. Obeya uppfanns för 20 år sedan (1993) i Prius projektet för att korta ledtiden. Jag hör...

Kommentera