Effektiv resurshantering i projekt

Effektiv resurshantering i projekt (efter D. Reinertsen)Effektiv resurshantering i projekt. Resursbrist är ett av de vanligaste problemen vi får när vi analyserar problem med projektarbete. Detta är också det enklaste problemet att lösa. Inte nog med att det är enkelt, lösningen är också gratis. Alla verksamheter har en dold resurspool som väntar på att få komma till användning.

Om du är chef eller projektledare i en verksamhet som driver projekt har du redan träffat den dolda resurspoolen. Du träffar dem faktisk varje dag. Det är förstås dina medarbetare och projektdeltagare. Orsaken till att resursbrist är så vanlig, är att merparten av medarbetarnas tid försvinner på uppgifter som inte för arbetet framåt. Det kan vara så mycket som 90 % av tiden. Detta kanske låter otroligt, men jag ska några exempel.

Väntetider på grund av överbelastning

Den rådande doktrinen för resurshantering är att alla ska vara belagda till 100 %. Inte sällan så sprids medarbetarna ut på olika projekt och uppgifter: 25 % i projekt A, 15 % i projekt B och så vidare till 100 % är uppnått. Det gör att alla är fullt belagda med jobb, det vill säga verksamheten är belagd till 100 %. För många företag och chefer är detta ett mål.  Problemet är att 100 % beläggning är detsamma som 100 % slöseri. Här är förklaringen.

Förståelsen för hur köer fungerar har framförallt vuxit fram inom kommunikationssektorn, från telegrafen till dagens internet. Men köer och flöden har också studerats inom en rad andra områden. Bilden längst upp visar trafikflöden på en större väg. Den röda linjen visar trafiktätheten, densiteten mätt i fordon per km. Den gröna linjen visar hastigheten mätt i km/timme. Den bruna kurvan visar genomflödet mätt i fordon per timme.

Vid lågtrafik kan bilarna färdas i 100 km/h utan problem. Men när trafiken tätnar sjunker hastigheten. Det intressanta med genomflödet är att den bildar en parabel med ett toppvärde lite över 5 000 bilar i timmen. Denna topp infaller vid en trafiktäthet på strax över 100 fordon/km som håller en hastighet på 50 km/h. Fler bilar än så sänker genomflödet.

Men vad har detta med projekt att göra? Exemplet visar att det finns ett förhållande mellan hur mycket arbete som pågår, genomflödet och ledtiden (kallat Littles lag). Och diagrammet visar också att när vägen är fullbelagd med bilar så står trafiken helt still. En beläggning till 100 % innebär att inget kommer igenom. Detta är också överstämmande med köteori.

Bra beläggning är inte full beläggning

Som tur är lyckas sällan en verksamhet uppnå full beläggning. Därför kommer det trots allt ut en del resultat. Men som diagrammet visar, om vi har en densitet på 220 bilar/km och ett genomflöde på 1 000 fordon/timme så kan vi säga att vi har ett slöseri på 80 % i förhållande till vägens fulla potential. Restiden blir lång för alla, bränsleförbrukningen högre och samhället tvingas bygga mer vägar än vad som egentligen skulle behövas. Det finns idag en enkel och billig lösning. På kraftigt trafikerade infartsleder kan trafiken regleras med trafikljus på påfarterna så att inte trafikmängden blir för hög. Densiteten kan övervakas automatiskt med kameror.

Översatt till en projektverksamhet med 100  medarbetare, så sitter 80 fast i trafikstockning orsakat av allt för mycket pågående arbete. Som vi har visat i ett stort antal företag, så går det att få loss en stor del av dessa medarbetare till värdeskapande arbete i projekten. Lösningen är liknande den för att reglera trafikmängden. Vi inför gränser för antalet tillåtna samtidigt pågående projekt inklusive övrigt arbete. Det sistnämnda kallar vi uppdrag. I ett Pulsrum sätter vi upp pulstavlor för tillåtet antal projekt och en motsvarande tavla för uppdrag. Fler projekt än tillåtet kan därmed inte startas. Genom att antalet begränsas blir projekt och uppdrag klara betydligt fortare och till en lägre kostnad.

I många år har vi i Parmatur haft en slogan att vi halverar ledtiderna i projekten. Av ovanstående resonemang framgår det hur enkelt detta egentligen är. De flesta företag som har Puls får igenom flera gånger fler projekt per år med väsentligt kortare ledtider än tidigare. Grunden i effektiv resurshantering i projekt är att ta konstroll över arbetsbelastningen.

Långtidsprognoser och storskalighet vs. styrning i realtid och lean

Vad blir det för väder på onsdag klockan 13:00 om 12 veckor? Idag vet vi att en sådan prognos inte går att göra och att den heller aldrig kommer att vara möjlig att göra i framtiden. Det beror på den inbyggda känslighet ett komplext system har för påverkan. En fjärils flaxande kan räcka för att vädret ska utvecklas i en annan riktning.

Detsamma gäller i ett företag. Små händelser kan få stor påverkan. Vi kallar detta för osäkerhet. Det går inte göra säkra långtidsprognoser för vad som ska produceras eller detaljplaner för projekt. I lean produktion används istället kanban-styrning som styr mot aktuell förbrukning ”just-in-time” (dvs. när material behövs). På samma sätt använder vi visuell styrning i projekt på dagliga pulsmöten. Vi delar upp arbetet i mindre delar och får därmed mindre material och information i omlopp.

Ett exempel på osäkerhet och hur detta kan hanteras ger Donald Reinertsen i boken The Principles of Product Development Flow. Han använder internet som exempel. Internet bygger på ett protokoll som delar upp informationen som ska överföras i mindre paket. Anledningen är just för att hantera den osäkerhet som uppstår. På internet handlar det om störningar som leder till att information blir felaktig och oläslig.

Uppdelning i små paket

Om vi ska överföra en fil på 10 megabyte  som ett stort paket över en förbindelse där vi statiskt sätt kan få 1 fel per megabyte kommer vi att få 10 fel i filen. Därmed har vi 1 chans på 22 026 försök att få över filen utan fel. Om vi istället använder 10 000 små paket på 1000 byte var, kommer vi att behöva sända om 10 paket. Det ger oss en overheadkostnad på 0,1 %. Det betyder att om vi inte delat upp i mindre paket så skulle vi haft en overheadkostnad som var 22 miljoner gånger större.

Reinertsens exempel ger en tankeställare, men riktigt så stor skillnad blir det inte i ett projekt. Antag ett projekt på 10 000 timmar. I klassisk projektplanering med ett gantt schema delas det kanske upp i 100 – 150 uppgifter om vardera 100 arbetstimmar. I Puls däremot delar vi upp i 1 000 – 1 500 aktiviteter som vardera är ungefär en arbetsdag stora.

Denna ger dock en betydande sänkning av osäkerheten. Antag att vi gör ett fel på 20 arbetstimmar. Det innebär 5 fel i varje uppgift om 100 arbetstimmar. Chansen att få en felfri uppgift är 1/148. Vi måste därmed göra om varje uppgift 148 gånger.

Om vi istället jobbar med aktiviteter som är 10 arbetstimmar långa, behöver vi bara göra om hälften. Skillnaden i overheadkostnad blir 300 gånger. Detta exempel är inte helt överensstämmande med verkliga förhållanden. Det tar inte riktigt så mycket tid att rätta felen. Men det visar på potentialen. Att sänka overheadkostnaden med 90 % i projekten genom uppdelning i mindre arbetsmoment är förhållandevis enkelt.

Det sägs ibland att projekt med en uppskattad tid på 10 000 timmar snarare kommer att bli tre gånger större, man lägger in en faktor pi. Men så blir det sällan i Puls, vi landar ofta ungefär på uppskattad tid. Detta kan vara ett resultat av att vi delar upp i betydligt mindre och fler paket och därigenom sänker osäkerheten.

Resultat blir att färre resurser går åt till overheadkostnad förknippad med osäkerhet. Uppdelning i små paket är ett enkelt sätt att bidra till effektiv resurshantering i projekt.

Detaljstyrning vs. Uppdragsstyrning

Projektledning har för många blivit synonymt med att planera projektet, dela ut uppgifter till projektdeltagarna och ha möten någon gång i månaden där framsteg följs upp. Detta sätt att styra ett projekt kallas för detaljstyrning.

Ett annat sätt är uppdragsstyrning, eller uppdragstaktik. Detta innebär att projektgruppen får en gemensam förståelse för vad som ska uppnås (en gemensam målbild) så att de tillsammans inom gruppen kan planera och styra projektet framåt. Bland annat använder svenska försvarsmakten uppdragstaktik, detsamma gäller för NATO. Det som militären vill åstadkomma är högre fart i sina operationer. Vi vill uppnå samma sak, få mer gjort med mindre administration.

Problemet med detaljstyrning är att det tar lång tid och kräver mycket arbete att hantera avvikelser mellan plan och verklighet. Produktutveckling är att ta risker och utveckla nya lösningar. Att försöka detaljplanera lång i förväg leder till många avvikelser. Dessa avvikelser måste då kommuniceras tillbaka till projektledaren som i sin tur ska omplanera för att hantera den uppkomna situationen. Den nya planen ska sedan kommuniceras till berörda. Allt detta tar lång tid och kräver en betydande arbetsinsats.

Om projektgruppen är införstådd med syftet med projektet, vilka effekter vi önskat uppnå, kan de själva göra detaljplaning i små steg allteftersom de avancerar framåt. Och när avvikelser och problem uppstår kan de själva hantera situationen på de dagliga pulsmötena. Tack vare uppdragstaktik så sparar vi in mycket kalendertid, och också en hel del arbetstid.

Effektiv resurshantering i projekt

Jag har i detta inlägg pekat på tre områden där det går att frigöra medarbetare från uppgifter som inte tillför något värde. Det finns ännu flera saker som jag inte har diskuterat, som t ex att sätta ihop projektgruppen i samma rum under projekttiden och att ha en agil beslutsprocess.

Mitt huvudsyfte med inlägget har varit att visa på den dolda resurspool som finns i varje R&D enhet. Men dolda resurser finns inte bara på R&D enheten, den finns överallt där det utförs  kunskapsarbete och där gamla principer används för att leda och organisera arbetet, samma principer som användes för 100 år sedan.

Det är inte resursbrist som projekt och företag lider av, det resursslöseri.

Relaterade inlägg

Multiprojektledning – när projektens resulta... Multiprojektledning är att leda en verksamhet som har många projekt. Ett projekt är ingen isolerad ö, projekten måste sätta i ett strategiskt samm...
Ingen tid för längre projekt Finns det ingen tid för längre projekt? Eller tar projekten åratal att genomföra. Jag kommer i detta inlägg förklara varför och hur detta kan lösa...
Littles lag Littles lag säger att det finns ett samband mellan antalet förekomster i ett system (P), genomflödet genom systemet (G) och genomsnittlig tid en förek...

Kommentera