Det finns ingen tid för projekt, är det många chefer och utvecklare som säger. Ibland säger de också att de större projekt de trots allt startar tar åratal att genomföra. Jag ska i det här inlägget förklara varför det med dagens struktur finns så lite tid för större projekt och varför projekten pågår så länge. Utifrån förklaringen av problemet kommer jag sedan att visa på några enkla tips för att lyckas med projekt.
Varför är det viktigt med större projekt
Det är inget självändamål att genomföra stora projekt. Men företag som agerar på en konkurrentutsatt marknad måste skapa effekter på marknaden, och kunna utnyttja möjligeter som uppstår. Annars är deras överlevnad hotad.
I klartext betyder detta att företaget behöver ha minst lika bra produkter som konkurrenterna, helst bättre. Huruvida en produkt är bra eller inte avgörs av kunden, den som köper produkten. Kunden är intresserad av att få ett värde från produkten. Om produkten skapar stort värde för kunden är det lättare få ut ett bra pris. Därmed är det också lättare att tjäna pengar. Kunden behov är inte konstant, det förändras över tid. Samma produkt som var lätt att sälja till ett bra pris för några år sedan, kan idag vara under stark prispress.
Förvånansvärt många företag svarar på prispressen enbart genom att försöka pressa ner sina tillverkningskostnader. En mer framgångsrik strategi är att analysera dagens (och framtidens) kundbehov och utveckla produkter som löser dessa.
För att uppnå detta är det nödvändigt att ha förmågan att kunna genomföra krävande produktutveckling. Detta innebär att det behöver finnas tid för större utvecklingsinsatser.
Krävande projekt måste inte ta lång tid. Anledningen till att projekt idag tar lång tid är att nästan ingen har tid att arbeta i projektet. Tiden försvinner till annat.
Vart tar all tiden vägen?
Detta är en enkel fråga som är lika enkel att besvara. Tiden slösas bort, därför finns ingen tid för projekt. Värdeflödesanalyser som utförts pekar på 70-90 % av tiden slösas bort. Detta i relativt små projekt. I organisationen som helhet är slöseriet ännu större.
Att så mycket tid försvinner beror framförallt på att organisationen har mycket på gång samtidigt. Utvecklare är inblandade i ett flertal pågående projekt, samtidigt som de fungerar som en ”help desk” för stora och små frågor som dyker upp. De ansatser som används, som projektmodeller, gör situationen värre.
Tips för att lyckas med projekt
Lösningarna för att öka effektivitet i en utvecklingsorganisation är enkla. Men eftersom de går stick i stäv med invanda föreställningar är de svåra att omsätta i praktisk vardag. Våga därför ta hjälp utifrån.
Här följer de mest grundläggande lösningarna.
Punkt 1. Ta kontroll på inflödet
Det går enbart genomföra ett begränsat antal saker i en verksamhet. Det är på samma sätt som i trafiken i en storstad. Om det blir mer bilar än vad trafiksystemet kan hantera, blir det köer. Vid någon punkt kommer trafiken stå helt still. Så är det i många FoU verksamheter. Det står tidvis helt still.
Som chef behöver du få kontroll på allt arbete, stort som smått. Enklast är att skilja på projekt (mer än t.ex. 200 timmar) respektive uppdrag (allt annat). Linjearbete är förbjudet. Beräkna kapaciteten för projekt respektive uppdrag. Om det finns kapacitet att köra 5 projekt samtidigt, häng upp 5 projektpulstavlor i pulsrummet.
Punkt 2. Använda uppdragshantering och uppdragspulsmöten för allt som inte är projekt
Samma princip med begränsat tillåtet antal samtidigt pågående arbetsuppgifter gäller också uppdrag. Finns det kapacitet att genomföra 7 uppdrag, markera upp detta.
Uppdrag kan behöva delas upp i långa uppdrag (40-200 timmar), korta uppdrag (1-40 timmar) och frågor. Det är vanligt att FoU får mycket frågor från produktion, marknad och ibland service. Dessa frågor kanaliseras till en Help Desk som kan bemannas upp från uppdragshanteringen.
Punkt 3. Visualisera alla pågående projekt
Visualisera alla pågående projekt. Samla alla projekt, uppdrag och strategiskt arbete i ett gemensamt pulsrum. Använd whiteboard i storleken 1500 mm breda och 1800 mm höga. Genom att använd visuell styrning undviks onödigt arbete.
Punkt 4. Använd uppdragstaktik och visuell styrning
Traditionellt har projekt detaljplanerats av en projektledare. Detta kallas inom militären för kommandotaktil och inom produktion för ”large-scale production”. Det går att visa att osäkerheten, slöseriet, blir betydande med denna ansats.
Använd istället uppdragstaktik och visuell styrning. I enlighet med uppdragstaktik så är det projektteamet som ska planera och styra projektet. Styrning av projektet utförs på pulsmöten där arbetet bryts ner (av projektteamet) i korta aktiviteter.
Genom att delta upp i korta aktiviteter minskar osäkerheten kraftigt. I produktionen talas det om enstycksproduktion istället för storskalig produktion. Upphovsmannen till Lean, Taiichi Ohno, hade ”beyond large-scale production” på som undertitel till sin bok Toyota Production System. vad han menade med detta var att arbeta med ett begränsat saker i sänder, och bara med det som behöver göras just nu.
Punkt 5. Tillåt enbart ledningen (eller en delmängd av ledningen) att starta projekt
Ett projekt är en större investering som ska ha ordentliga underlag innan start. Det är ledningen för företaget eller dotterbolaget som ska ha mandatet att starta projekt, då det finns en fri projektpulstavla (se punkt 1). Det ska också finnas lämpliga tillgängliga resurser. Och underlagen till investeringen (projektet) ska vila på en solid grund.
Punkt 6. Driv produktutveckling på en strategisk nivå
Många projekt som jag sett drivas med hjälp av den klassiska projektarbetsformen, är otydligt definierade. Om det är oklart vad projektet egentligen syftar till, är det svårt att uppnå något vettigt resultat. Vad som saknas är ett strategiskt arbete där kundbehov, marknad och tekniktrender analyseras och egna utvecklingsmål definieras. Det räcker inte med några enstaka, lösryckta, förstudier. Det krävs betydligt större arbetsinsats än så.
De företag med Puls som lyckats bäst är de som satsat mest heltidsresurser på det strategiska arbetet.
Punkt 7. Planera projekt för parallellt arbete och tillsätt heltidsresurser
Att sätta av heltidsresurser för projektarbete är också en framgångsfaktor. Allt för många projekt sätts samman av deltidsresurser som tittar in som hastigast för att göra sin grej, och drar sedan vidare till något annat. Det blir ingen dynamik, och det blir inget lärande. Och om inget lärande sker, blir det heller ingen produktutveckling.
Ingen tid för projekt
Genom att planera projekten för hög bemanning redan från dag ett, går det att korta ledtiderna. Än mer tid går att spara genom att ge projektteamet tillgång till lämpliga lokaler. Förutom pulsrummet så är teamrum och workshopsrum nödvändiga för minimala ledtider och högt lärande.
”Ingen tid för projekt” är ett symptom på en bristfällig organisation som går att åtgärda med ovan tips för att lyckas med projekt.
Parmatur 