Engagemang i projekten är nödvändigt för att nå framgång. Men det är inte alltid deltagarna är fullt engagerade. En orsak kan vara att många projektmodeller har sin tonvikt på planering, uppföljning och kontroll. Uppgifter som enligt modellerna ska utföras av projektledaren. Den som följer dessa råd kan räkna med att projektdeltagarna kommer att sakna engagemang. För att få engagemang krävs något helt annat.
Tala till situationen
En av de första forskarna som studerade organisationer var Mary Parker Follett. Hon var verksam i början av 1900-talet och kom att utöva stort inflytande på den fortsatta utvecklingen inom organisationsteorin.
Det råd som Follett gav angående engagemang var att tala till situationen. Att diskutera vad som ska uppnås istället för vad som ska göras. Det arbete som ska utföras ska komma utifrån en förståelse av vad som ska uppnås. Om vi följer Follett så är rådet för att öka engagemanget i projekten att projektgruppen själva får lägga upp sitt arbete utifrån uppgiften.
”My solution is to depersonalize the giving of orders, to unite all concerned in a study of the situation, to discover the law of the situation, and obey that.”
Mary Parker Follett, The giving of orders
Att få plan och verklighet att stämma överens
Mary Parket Follett kan kanske uppfattas som en tidig pionjär för ett agilt arbetssätt. Men hon var inte först. Hundra år före henne funderade den preussiske generalen Carl von Clausewitz över hur ett krigsslag skulle kunna utföras mer effektivt. Problemet han och andra generaler brottades med, var att all den noggranna planering de gjort, snabbt blev inaktuell när slaget väl inleddes.
Under ett krigsslag brottas ledningsstaben med att få relevant information om vad som egentligen händer, för att sedan uppdatera planerna och kommunicera ut dessa. När dessa nya planer väl är spridda till de lokala befälen, har situationen återigen förändrats. En situation som alla projektledare kan känna igen sig i.
von Clausewitz kom fram till att det vore mer effektivt att tala om för soldaterna vad ledningen ville uppnå, så att de själva kan utföra planeringen allteftersom situationen utvecklade sig. Denna idé har idag utvecklats till ett koncept som kallas uppdragstaktik och som bl.a. används av Försvarsmakten. Inom industrin används på liknande sätt självstyrande team för att öka engagemang i projekten. Men det handlar inte bara om ändrade värderingar. Det krävs en fungerande infrastruktur.
Uppdragstaktik
Uppdragstaktik innebär mer än att bara planera projekt tillsammans. Situationen i projektet förändrar sig varje dag eller varje timme. Det dyker upp problem och oväntade händelser som behöver hanteras omgående. Projektgruppen måste därför träffas varje dag för att styra projektet. I Parmatur Puls gör vi detta på pulsmöten.
Ett pulsmöte är ett stående möte framför en speciellt utformad whiteboard som vi kallar för en pulstavla. Dessa pulsmöten är korta, 15-20 minuter. För att detta ska fungera, måste det finnas en projektgrupp vars deltagare har tid att delta i pulsmötena och utföra arbete i projektet däremellan. Och detta måste de göra varje dag så länge de är med i projektet.
I en del företag kan detta vara en utmaning, då vissa personer kan delta i många projekt samtidigt. Men i Parmatur Puls kan en individ endast vara med i ett eller två projekt under samma vecka. Genom att tillåta en person att koncentrera sig på ett fåtal uppgifter, som ska lösas i dialog med andra som också har samma tid till förfogande så kan vi öka engagemang i projekten.
Detta kanske låter enkelt, men det krävs en fungerande infrastuktur för att detta ska fungera. Vi kallar denna infrastruktur för en multiprojektledning. Multiprojektledningen pekar ut företags strategiska inriktning, utarbetar en strategisk design och planer för att uppnå långsikta mål, hanterar och fördelar resurser, definierar avgränsningen för varje projekt samt stöttar projekten med snabba beslut.
Vad är projekt, egentligen?
Projekt drivs med ett syfte; det finns ett mål som projektet ska uppnå. Detta syfte kan se olika ut beroende på vad verksamheten gör. I teknikföretag används projekt bl.a. för att utveckla en ny eller förändrad produkt, en ny eller förändring tillverksprocess eller för att konstruera och tillverka en unik lösning för en kund.
Begreppet projekt används på olika sätt. Projekt kan kopplas ihop med en produkt, vilket gör att projektet får en diffus början och inget egentligt slut. Projekt kan också kopplas ihop med en kundorder, vilket visserligen ger projektet en tydlig början (den formella beställningen) och ett tydligt slut (den slutliga betalningen), men riskerar leda till en rörig och otydlig situation när kraven ständigt flyttar på sig.
Ett projekt som upplevs som otydligt och rörigt kommer inte att locka till att öka engagemanget i projekten. Riskerna för misslyckande är höga för alla inblandade, ofta med personliga negativa konsekvenser som följd.
Poängen med projekt är en tydlig början och ett tydligt slut. Parmatur Puls definierar projekt som en sammanhållen uppgift till vilken vi flyttar nödvändiga resurser.
Multiprojektledningen sänker osäkerheten
En av de uppgifter som ligger på multiprojektledningen är att dela upp arbetet i hanterbara delar. Detta är en del av de uppgifter som ligger på ”röd grupp” (produktteamet) i Parmatur Puls. Om verksamheten utvecklar nya produkter så är det röd grupp som analyserar marknaden, identifierar möjligheter och behov av nya eller förbättrade produkter samt planerar och förverkligar utveckling av de nya produkterna. Genom den röda gruppens arbete växter det fram en förståelse för vad som ska uppnås och vilka större steg (avgränsning av varje projekt) som är lämpliga att ta. Förarbetet som görs av röd grupp kommer sänka osäkerheten i projekten och göra det möjligt att sätta upp tydliga projektmål.
I multiprojektledningen finns förutom ”röd grupp” också en ”gul grupp” (portföljteam) som utarbetar företags strategiska inriktning, en ”orange grupp” som hanterar resurserna och en ”lila grupp” som sköter om ledningssystemet. Allt det här är traditionellt ledningsarbete. Men för att sänka osäkerheten i projekten måste multiprojektledningen kunna processa fram ett beslut inom 24 timmar från att ett projekt signalerar behov av hjälp. Då sänks osäkerheten snabbt i projekten vilket ger goda förutsättningar för ett ökat engagemang.
Öka engagemanget i projekten
Bristande engagemang i projekten är ett symptom på att något är fel. Men det är inte medarbetarna som det är fel på. Felet ligger i hur klassiska projektmodeller har beskrivit projekt som en isolerad ö. De klassiska projektmodellerna har gett oss en situation med eviga förseningar och långa ledtider, kostnadsöverdrag, kvalitetsproblem och lågt engagemang. För att öka engagemanget i projekten krävs en ändrad styrningsmodell. Parmatur Puls är en sådan styrningsmodell för strategi och utveckling.
Läs mer i boken The Principles of Agile Management.
Parmatur 