Avsluta projekt i tid med Puls

Att avsluta projekt i tid. Synkplan med magneter. Gröna magneter markerar klart, gula magneter att arbete pågår.
Att avsluta projekt i tid. Synk-plan med magneter. Gröna magneter markerar klart, gula magneter att arbete pågår.

Att starta projekt på ett bra sätt är svårt, men att avsluta projekt är för många nästan omöjligt. Jag ska i detta inlägg förklara vad som gör att vi i Puls lyckas komma i mål med projekt. Och detta i tid, inom budget och med uppfyllt mål.

Det är tre hemligheter med att kunna avsluta projekt i tid. Den första handlar om rött arbete, den andra om aktivitet 98 och den tredje handlar om problem med förtur.

Projektets målbild – ett resultat av en strategisk design

Puls är ett agilt koncept som utgår från en multiprojektledning. Utvecklingsarbetet bedrivs genom denna multiprojektledning på strategisk nivå. Kostnaden för utvecklingsarbete som kan utföras på strategisk nivå är en bråkdel av vad den skulle varit om det utfördes operativt. Men det är i det operativa arbetet som detaljerna (”konstruktionen”) tas fram.

En av de saker vi vill uppnå med det strategiska arbetet är att få en tydlig bild av av som ska uppnås i de projekt som initieras för att realisera strategin. Framförallt vill vi begränsa antalet mål som projektet ska uppnå. Vi rekommenderar att inte ha fler än 4-5 stycken effektmål (läs mer här).

Skiss på en målbild.

När projektet är startat skall målen inte ändras. Det får absolut inte tillkomma några nya (starta då ett nytt projekt istället). När målen ändras och nya tillkommer, blir det i praktiken ett projekt utan slut. Projektet blir ett ständigt utforskande av olika möjligheter.

Nu kanske någon läsare invänder att det behövs ett utforskande av olika möjligheter, att det är detta som är poängen med utvecklingsarbete. Det är korrekt. Men att ha en utforskande ansats i ett operativt projekt, som arbetar på ”skruv och mutternivå”, blir dyrt och kommer att ta lång tid. Det är därför vi i Puls driver detta på strategisk nivå, i vad vi kallar röd grupp. Röd grupp lägger grunden för att kunna avsluta projekt i tid.

Hemlighet ett är att definiera ett fåtal mål som är så genomarbetade att de ligger fast genom hela projektet.

Synk-planen – en karta med delresultat som tar oss från ett startläge till klart

En synk-plan i Puls byggs upp av delresultat. Ett delresultat beskriver något som är klart: ritningar för modul X är klara, inköp av verktyg klart, testkörning av modul X är klar. Antalet delresultat bör ligga i intervallet 50-100 stycken.

Varje delresultat ska ha en definition av vad som ska vara uppfyllt för att definieras som klar. Denna definition sätts av projektgruppen i dialog med projektledaren. De som utför arbetet är ansvariga för att delresultat är rätt, men genom att demonstrera detta för projektledaren får de hjälp med sin egenkontroll.

Definitionen av vad som ska vara klart skrivs in i aktivitetsplanen som aktivitet 98. Därefter listas de aktiviteter som behövs för att nå fram till aktivitet 98. För att kunna avgöra om delresultat uppnått definitionen, ska det finnas aktiviteter för att verifiera eller validera delresultatet.

Projektgruppen ska arbeta fokuserat med ett fåtal öppna delresultat i taget. När alla aktiviteter har bockats av, demonstreras delresultat för projektledaren. Godkända delresultat markeras som klart med grön magnet. För att projektet ska röra sig framåt är det absolut nödvändigt att delresultat kontinuerligt grön-markeras.

Att ett delresultat anses som klart är inte detsamma som att delresultatet är felfritt. En grön magnet betyder att projektgruppen har utfört ett arbete och verifierat eller validerat resultatet så bra som möjligt med den kunskap som fanns vid tillfället.

Hemlighet två är att löpande stänga delresultat. I ett korrekt upplagt pulsprojekt stängs i genomsnitt minst ett delresultat i veckan.

Problem med klara delresultat kommer att uppstå

När arbetet fortskrider kan ny kunskap uppstå så att ett grön-markerat delresultat behöver justeras. Men ett delresultat som markerats klart kan det inte öppnas igen. Däremot kan eventuella behov av justeringar hanteras genom att ett problem flaggas i Inbox och dokumenteras i problemloggen. Aktiviteter för att lösa problemet läggs till som i det här exemplet. Alternativt kan en ny aktivitetsplan sättas upp. När problemet är löst, bockas det av.

Det är vanligt och helt naturligt att stöta på problem i klara delresultat. Men dessa problem är i de flesta fall mindre omfattande än det ursprungliga delresultatet.  Problem som dyker upp ska lösas med förtur. Anledningen är helt enkelt att problem som får ligga kvar olösta blir allt svårare att hantera  allteftersom fler begränsningar läggs till i konstruktionen.

Hemlighet tre är att lösa problem med förtur. Problem som blir liggande tenderar att växa i omfång.

För varje delresultat och problem som färdigställs så minskas komplexitet. Det vill säga mängden kvarstående arbete minskar. På slutet av projektet kommer det att finnas ett antal restpunkter (ibland ganska många) som behöver stängas. Projektgruppen kan uppleva det som att de aldrig kommer i mål, men då är projektet nästan klart.

I klippet nedan från PBS Infinite Series förklaras hur komplexiteten kan minska trots att nya problem hela tiden uppstår i färdiga delresultat. I projektarbete uppstår som väl är inte så mycket extraarbete som i hydra-exemplet.

Avsluta projekt i tid med Puls

Tricken i Puls för att komma i mål i tid är alltså tre. För det första att ha tydliga mål som inte ändras. För det andra att i en synk-plan successivt grön-markera klara delresultat. Och för det tredje att lösa uppkomna problem omedelbart. Därmed sänks komplexiteten (= kvarstående arbete) för varje delresultat som färdigställs, detta oavsett hur många nya oväntade problem och utmaningar det dyker upp.

Relaterade inlägg

Ledtider i produktutveckling Ledtider i produktutveckling har länge varit ett problem i verksamheter. Redan i forskning från 1950-talet pekade företagsledningar ut produktutveckli...
Visuell styrning Många som arbetat i projekt har upplevt samma sak - väntan. Man väntar på att få svar, man väntar på resultat, man väntar på beslut. Och dessutom ...
Tips för multiprojektledning som gör en verksamhet... I den här artikeln ska jag ge 6 praktiska tips för multiprojektledning som gör en verksamhet agil. Vi behöver vara agila för att kunna anpassa ...

Lämna ett svar