Vi behöver vara agila för att kunna anpassa oss när marknaden kärvar, och leverera när efterfrågan är hög. Ungefär så sa en företagsledare i en intervju nyligen. På senare tid har företag som är decentraliserade rönt positiv uppmärksamhet i finanstidningar. Att agila, ibland kallade organiska, företag är mer lönsamma än byråkratiska är ingen nyhet. Det har varit känt åtminstone sedan 1950-talet. Trots det är det byråkratiska organisationsmodeller som är de mest populära.
I den här artikeln ska jag ge 6 praktiska tips på saker att behövs för att göra en verksamhet agil, dvs. tips för en framgångsrik organisation.
Att vara agil är nödvändig
Hur ska ett företag göra för att bli agilt? Det finns gott om böcker och artiklar med praktiska tips för hur en byråkratisk organisation formas. Dessa är oftast baserad på tyckande snarare än vad som verkligen fungerar. Exempel på byråkratiska organisationsmodeller inom R&D, är omfattande projektmodeller och utvecklingsmodeller. Syftet anges vara bättre kontroll och god ordning, men de leder snarare till det motsatta.
Det finns böcker och artiklar baserat på forskning. Men dessa är oftast skriva av forskare för andra forskare. Det är alltså ont om böcker om böcker som ger en praktisk beskrivning skrivna för chefer på företag av hur en verksamhet kan organiseras för att bli agil och framgångsrik.
Boken Agil Multiprojektledningen med Puls ger en praktisk beskrivning hur utveckling av nya produkter och marknader kan organiseras. Den är baserad på ett långsiktigt utvecklingsarbete att skapa en agil organisationsmodell. Grunden har utgjorts av befintliga forskningsrön för hur agila organisationer bör fungera. Utvecklingsarbetet har bedrivits i nära dialog med en rad svenska och andra företagskoncerner som steg för steg infört en modell som fått namnet Puls. Tips för en framgångsrik organisation enligt boken är:
- En flexibel organisation som kan ta beslut och anpassa sig till ändrade förutsättningar.
- En kontinuerligt arbetande strategisk produktledning som gör det möjligt dela upp arbetet i mindre delar (uppdrag och pulsprojekt).
- Korta ledtider som sänker osäkerheten.
- Samarbete mellan människor och grupper av människor som skapar en gemensam förståelse.
Tips för en framgångsrik organisation
Tips 1. En av de stora utmaningar som chefer har brottas med sedan 1800-talet, är hur en verksamhet ska organiseras. Den modell som blivit populär bygger på chef, underställd. En modell med rötterna i feodalism. I Puls använder vi en helt annan modell som bygger på mötesplatser där beslut fattas. Dessa mötesplatser finns oftast i ett pulsrum framför en pulstavla och kallas pulsmöten. I de flesta verksamheter finns redan ledningsgrupper, projekt och andra team. Dessa har regelbundna möten. För att öka flexibiliteten behöver dessa möten ersätts med regelbundna pulsmöten som är maximalt 20 minuter långa. Det finns olika typer av möten, alla med sina behov av utformning av pulstavlan. De vanligast förkommande pulsmötena är projekt, uppdrag, program, produkt och portfölj.
Ett nätverk av pulsmöten som organisationsmodell har en helt annan flexibilitet. I en traditionell organisation är information och kunskap makt. I en pulsorganisation är makt att delta i pulsmöten och dela information och kunskap.
Tips 1 är att låta linjeorganisationen ansvara för resurser, medan allt arbete fördelas och utförs i pulsorganisationen.
Tips för strategisk produktledning
Tips 2. Dela upp projekten i hanterbara delar. Våra kunder rapporterar att 12 kalendermånader är en övre gräns. I större projekt ökar risken att tappa kontrollen. Projekt i storleken 3 – 9 månader långa är en framgångsfaktor. Uppdelning i mindre pulsprojekt sänker osäkerheten för produktutveckling och gör verksamheten enklare att styra.
För att kunna göra denna uppdelning i mindre delar behövs ett strategiskt arbete. Det behövs förstås alltid ett strategiskt arbete. Men i en alltmer komplex värld ökar kraven på strategiskt arbete. I många företag är detta arbete eftersatt. Tiden läggs istället ner på brandsläckning i pågående projekt. Med uppdelning i mindre pulsprojekt som drivs i en pulsorganisation kommer behovet av brandsläckning minska. Detta öppnar för att mer tid kan läggas på strategiskt arbete. Tips 2 är att inrätta ett strategiskt team (ofta kallat produktteamet) som arbetar med strategisk design. Detta team ska ha sin egen pulstavla och dagliga pulsmöten.
Tips 3. För att kunna arbeta effektivt med strategisk design enligt tips 2 behöver företagsledningen definiera en tydlig strategisk inriktning som fokuserar på eller ett par saker. Enligt våra analyser så saknas detta fokus idag i de flesta företag. Den strategiska inriktning bör ligga fast 2 till 3 år.
Tips för korta ledtider
Tips 4. Uppdelning i mindre delar är en allmängiltig regel. Den gäller också det dagliga arbetet. Arbetsuppgifterna bör delas upp i aktiviteter som är i storleken 4 till 16 timmar långa. Det gör att teamet kan ha pulsmöten dagligen. Frekvensen på pulsmöten har en stor påverkan på ledtiderna.
Tips 5. Ledtider är också beroende av mängden arbetsuppgifter som tillåts pågå samtidigt. Det finns en formel att följa kallad Littles lag. Den säger att Ledtiden = Pågående uppgifter/Genomflödet av uppgifter. För att få kontroll över Pågående uppgifter kan dessa delas in projekt (t.ex. > 400 timmar) respektive uppdrag (allt annat). Med denna uppdelning blir det möjligt att ha två kanaler: projekt respektive uppdrag. För att kunna styra ledtiderna sätts en gräns för hur många uppdrag respektive projekt som tillåts pågå samtidigt. Exempelvis 5 stycken projekt och 10 uppdrag. När ett projekt eller uppdrag är avslutat, startas nästa. Prioritering är att ordna kön av kommande projekt och uppdrag. Tips 5 är alltså att ta kontroll på arbetsmängden.
Tips för tätare samarbete
Tips 6. En grupp människor har lättare att göra en komplex situation begriplig, än en enskild individ. Eller än en grupp individer som arbetar individuellt. Det är därför som vi idag använder ledningsgrupper, team och projekt. Men hur får vi i praktiken till ett tätare samarbete? För att människor ska samarbete behöver de vara överens om gemensamma regler. De behöver också följa dessa regler, så det behövs en person som ser till att reglerna följs. Detta är en lämplig uppgift för en projektledare eller en teamledare. Regler låter kanske krångligt och gammalmodigt. Men i projekt är en viktig del av de gemensamma reglerna att komma överens om projektets mål och plan. Därför ska projektgruppen tillsammans ta fram mål och planer. Inte projektledaren, eller någon annan expert. Att mål och planer tas fram av gruppen tillsammans är också ett sätt att skapa en gemensam förståelse. Det är förvånansvärt vanligt att projektgruppens medlemmar har helt olika uppfattning om vad projektet egentligen går ut på.
Tips 7. Förmåga att hantera oväntade händelser såsom problem. Det är omöjligt att planera för alla eventualiteter; gruppen osannolika saker (”svarta svanar”) är så stor att det är sannolikt att något oväntat händer. Oväntade problem dyker i praktiken upp hela tiden i utmanande projekt. Vi behöver ett arbetssätt som till låg kostnad kan hantera detta.
En del av tips för en framgångsrik organisation jag gett här är enkla att införa. Uppdelning i mindre delar är enkelt (tips 4). Likaså att ta kontroll över arbetsbelastningen (tips 5). Att få till ett tätare samarbete är också relativt enkelt (tips 6). Tips 1, 2 och 3 är svårare, men fullt möjligt att göra på egen hand. Läs gärna mer i boken Agil Multiprojektledning med Puls.
Ställ gärna frågor i kommentarsfältet nedan.
Boken finns också på engelska med namnet Agile Multi-Project Management. Den ingår i en serie med namnet Agile Product Development. De andra böckerna är Parmatur Pulse och The Principles of Agile Management. I dessa böcker finns många tips för en framgångsrik organisation. Bland annat finns en beskrivning av hur tips 7 kan utformas.
Parmatur 