Tips för multiprojektledning som gör en verksamhet agil

Nätverksorganisation - tips för multiprojektledning

I den här artikeln ska jag ge 6 praktiska tips för multiprojektledning som gör en verksamhet agil.

Vi behöver vara agila för att kunna anpassa oss när marknaden kärvar, och leverera när efterfrågan är hög. Ungefär så sa en företagsledare i en intervju nyligen. På senare tid har företag som är decentraliserade rönt positiv uppmärksamhet i finanstidningar. Och de som försöker leda företaget i motsatt riktning har råkar illa ut.

Att agila, ibland kallade organiska, företag är mer lönsamma än byråkratiska är ingen nyhet. Det har varit känt åtminstone sedan 1950-talet. Trots det är det byråkratiska organisationsmodeller som är de mest populära.

Att vara agil är nödvändig

Hur ska ett företag göra för att bli agilt? Det finns gott om böcker och artiklar med praktiska tips för hur en byråkratisk organisation formas. Dessa är oftast baserad på tyckande snarare än vad som verkligen fungerar. Exempel på byråkratiska organisationsmodeller inom R&D, är omfattande projektmodeller och utvecklingsmodeller. Syftet anges vara bättre kontroll och god ordning, men de leder snarare till det motsatta.

Det finns gott om böcker och artiklar baserat på forskning. Men dessa är oftast skriva av forskare för andra forskare. Det är alltså ont om böcker om böcker som ger en praktisk beskrivning skrivna för chefer på företag av hur en verksamhet kan organiseras för att bli agil och framgångsrik. Vi har nu gett ut en ovanlig bok.

Boken Agil Multiprojektledningen med Puls ger en praktisk beskrivning hur utveckling av nya produkter och marknader kan organiseras. Den är baserad på ett långsiktigt utvecklingsarbete för att skapa en agil organisationsmodell. Grunden har utgjorts av befintliga forskningsrön för hur agila organisationer bör fungera. Utvecklingsarbetet har bedrivits i nära dialog med en rad svenska och andra företagskoncerner som steg för steg infört en modell som fått namnet Puls. Tips för multiprojektledning enligt boken är:

  • En flexibel organisation som kan ta beslut och anpassa sig till ändrade förutsättningar.
  • En kontinuerligt arbetande strategisk produktledning som gör det möjligt dela upp arbetet i mindre delar (uppdrag och pulsprojekt).
  • Korta ledtider som sänker osäkerheten.
  • Samarbete mellan människor och grupper av människor som skapar en gemensam förståelse.

Tips för flexibel organisation

Tips 1. En av de stora utmaningar som chefer har brottas med sedan 1800-talet, är hur en verksamhet ska organiseras. Den modell som blivit populär bygger på chef-underställd. En modell med rötterna i feodalism. I Puls använder vi en helt annan modell som bygger på mötesplatser där beslut fattas. Dessa mötesplatser finns oftast i ett pulsrum framför en pulstavla och kallas pulsmöten. I de flesta verksamheter finns redan ledningsgrupper, projekt och andra team. Dessa har regelbundna möten. För att öka flexibiliteten behöver dessa möten ersätts med regelbundna pulsmöten som är maximalt 20 minuter långa. Det finns olika typer av möten, alla med sina behov av utformning av pulstavlan. De vanligast förekommande pulsmötena är projekt, uppdrag, program, produkt och portfölj.

Ett nätverk av pulsmöten som organisationsmodell har en helt annan flexibilitet. I en traditionell organisation är information och kunskap makt. I en pulsorganisation är makt att delta i pulsmöten och dela information och kunskap.

Tips för multiprojektledning nr. 1 är att låta linjeorganisationen ansvara för resurser, medan allt arbete fördelas och utförs i pulsorganisationen. Följ länkarna ovan till detaljerade beskrivningar för pulsmöten och pulstavla.

Tips för strategisk produktledning

Tips 2. Dela upp projekten i hanterbara delar. Våra kunder rapporterar att 12 kalendermånader är en övre gräns. I större projekt ökar risken att tappa kontrollen. Projekt i storleken 3 till 9 månader långa är en framgångsfaktor. Uppdelning i mindre pulsprojekt sänker osäkerheten för produktutveckling och gör verksamheten enklare att styra. Sannolikheten ökar att projekten håller tiden och levererar rätt resultat. När det blir fler men kortare projekt behöver de hållas samman. Detta kan göras i en programplan.

Tips 3. För att kunna göra denna uppdelning i mindre delar behövs ett strategiskt arbete. Det behövs förstås alltid ett strategiskt arbete. Men i en alltmer komplex värld ökar kraven på strategiskt arbete. I många företag är detta arbete eftersatt. Tiden läggs istället ner på brandsläckning i pågående projekt. Med uppdelning i mindre pulsprojekt som drivs i en pulsorganisation kommer behovet av brandsläckning minska.  Detta öppnar för att mer tid kan läggas på strategiskt arbete. Tips 3 är att inrätta ett strategiskt team (ofta kallat produktteamet). Detta team ska ha sin egen pulstavla, med affärsmål och programplaner, och dagliga pulsmöten. Det bör vara produktteamet som driver förstudier, marknadsanalyser, konkurrentanalyser och liknande.

Tips för korta ledtider

Tips 4. Uppdelning i mindre delar är en allmängiltig regel. Den gäller också det dagliga arbetet. Arbetsuppgifterna bör delas upp i aktiviteter som är i storleken 4 till 16 timmar långa. Det gör att teamet kan ha pulsmöten dagligen. Frekvensen på pulsmöten har en stor påverkan på ledtiderna.

Tips 5. Ledtider är också beroende av mängden arbetsuppgifter som tillåts pågå samtidigt. Det finns en formel att följa kallad Littles lag. Den säger att Ledtiden = Pågående uppgifter/Genomflödet av uppgifter. För att få kontroll över Pågående uppgifter kan dessa delas in projekt (t.ex. > 400 timmar) respektive uppdrag (allt annat). Med denna uppdelning blir det möjligt att ha två kanaler: projekt respektive uppdrag. För att kunna styra ledtiderna sätts en gräns för hur många uppdrag respektive projekt som tillåts pågå samtidigt. Exempelvis 5 stycken projekt och 10 uppdrag. När ett projekt eller uppdrag är avslutat, startas nästa. Prioritering är att ordna kön av kommande projekt och uppdrag. Tips 5 är alltså att ta kontroll på arbetsmängden.

Tips för tätare samarbete

Tips 6. En grupp människor har lättare att göra en komplex situation begriplig, än en enskild individ. Eller än en grupp individer som arbetar individuellt. Det är därför som vi idag använder ledningsgrupper, team och projekt. Men hur får vi i praktiken till ett tätare samarbete? För att människor ska samarbete behöver de vara överens om gemensamma regler. De behöver också följa dessa regler, så det behövs en person som ser till att reglerna följs. Detta är en lämplig uppgift för en projektledare eller en teamledare. Regler låter kanske krångligt och gammalmodigt. Men i projekt är en viktig del av de gemensamma reglerna att komma överens om projektets mål och plan. Därför ska projektgruppen tillsammans ta fram mål och planer. Inte projektledaren, eller någon annan expert. Att mål och planer tas fram av gruppen tillsammans är också ett sätt att skapa en gemensam förståelse. Det är förvånansvärt vanligt att projektgruppens medlemmar har helt olika uppfattning om vad projektet egentligen går ut på.

Tips för multiprojektledning

En del av tipsen jag gett här är enkla att införa. Uppdelning i mindre delar är enkelt (tips 2 och 4). Likaså att ta kontroll över arbetsbelastningen (tips 5). Att få till ett tätare samarbete är också relativt enkelt (tips 6). Tips 1 och 3 är svårare, men fullt möjligt att göra på egen hand. Läs mer i pulsmodellen Agile Pulse och i boken Agil Multiprojektledning med Puls.

Ställ gärna frågor i kommentarsfältet nedan. Eller starta en  diskussion i forumet.

Relaterade inlägg

Systemtänkande Systemtänkande är en relativt ny vetenskap inom fysiken som förklarar hur system bestående av interagerande aktörer fungerar. Tack vare systemtänkande...
Effekter av pulsmöten som kan påvisas Effekter av pulsmöten som kan påvisas efter en tid med puls. En del effekter kommer snabbt som kortare ledtider bättre flyt. Annat tar lite längre tid...
Visuell styrning Många som arbetat i projekt har upplevt samma sak - väntan. Man väntar på att få svar, man väntar på resultat, man väntar på beslut. Och dessutom ...

Kommentera