Målbild för pulsprojekt

Målbild för pulsprojekt

Med en organisationsmodell som skapar lärande och metoder som målbild för pulsprojekt går det dramatiskt korta ledtiderna. 

De klagas ofta på att projekt drar över budget och blir försenade. Men detta är inte problemet, det är ett symptom. Under de snart två årtionden vi hjälp företag med utvecklingsarbete har vi noterat några återkommande mönster. För det första tar projekt lång tid för att ingen arbetar aktivt med projektet. Det kan vara många möten där man pratar om projektet, men ingen har tid att göra något. Detta eftersom alla är inblandade i en mängd projekt och uppdrag. De enda man har tid med är att prata om alla projekt och uppdrag, inte att arbeta i dem. Detta kan enkelt lösas genom att begränsa antalet pågående projekt och uppdrag som vi gör i Puls genom portföljteamet och uppdragspuls. För det andra tar projekt lång tid för att inte finns en samsyn om vad syftet med projektet egentligen är.

I relativt enkla projekt, där syftet är en mindre uppdatering av en produkt eller ett produktionssystem, är problem med syftet mindre allvarliga. Detsamma gäller projekt där det finns en kund som frågar efter ett resultat och som man har en löpande dialog med. Men i större utvecklingsinsatser med potentialen att ge företaget intäkter också i framtiden, är en gemensam förståelse för syftet en framgångsfaktor. Det behövs målbild för pulsprojekt.

Eftersom i stort sätt alla företag har problem med förståelse av målen med projektet, så gör alla liknande fel. Det första felet är att allt det arbete som ska leda fram till en målbild för ett projekt inte har utförts. Bakgrunden till större projekt kan vara ett upplevt behov hos säljarna att man behöver en ny produkt eftersom konkurrenternas produkter är bättre. Alltså får utvecklingsavdelningen i uppdrag att ta fram en ny produkt som är bättre än konkurrenten. Men detta är inte ett användbart underlag för att starta ett projekt. Det svarar inte på frågan varför kunden köper konkurrenternas produkter. Det avgörande kan vara hur säljarna agerar, hur lätt det är att köpa produkten eller hur servicen fungerar. Produktens prestanda är förstås viktig, men vilka egenskaper då? Vilka värden och vilken nytta ger produkten upphov till hos kunden?

Att få svar på vilka behov en kund har är ett omfattande arbete. Samtidigt är det ett rörligt mål. Kundernas behov ändras hela tiden eftersom deras kunder förändrar sitt beteende och sina behov. Detta arbete måste därmed vara ett kontinuerligt pågående. I Puls har vi därför inrättat ett speciellt team som är de som driver detta arbete. Vi kallar detta för produktteamet. Detta team består dels av produktchefer som kan finnas på marknadsfunktionen, dels av chefer från utvecklingsverksamheten. Vi brukar sätta av omkring 20 % av budgeten för produkt- och marknadsutveckling för vad vi kallar strategisk utveckling. Hur detta arbete går till finns att läsa i den kommande boken Agil Multiprojektledning med Puls.

För att lösa dagens problem med långa ledtider och skenande kostnader har vi utvecklat en rad nya metoder. Grunden är den agila nätverksorganisationen där makt är att vara med och dela information och kunskap på olika arenor. Men vi har också utvecklat en rad nya metoder. Ett sådant exempel är målbild för pulsprojekt.

Målbild för pulsprojekt med vision och effektmål

En målbild ritas som en mind map (tankekarta) i tre nivåer. I centrum står syftet, visionen, med projektet. Visionen anger i vilken riktning vi strävar. Till visionen kopplas effektmål, vilka värden och vilken nytta produkten har för kunden. Effektmål kan vanligen mätas och avgöras först när produkten/resultatet har använts ett tag. Uppstod då de värden som avsetts? Det är effektmålen (värdet, nyttan) som kunden är villig att betala för. Kallas därför ibland ”Unique selling proposition”.

En del projekt syftar till annat än att utveckla en ny produkt. Effektmålen kan då ha andra betydelser. Här är tre exempel på effektmål.

  • För produktutveckling: effektmål är de värden (nyttan) som produkten kommer att ge kunden.
  • För verksamhetsutveckling: effektmål är de värden (nyttan) som resultatet ger åt ert företag.
  • För kontraktprojekt (”kundprojekt”): effektmål är de kärnvärden som kunden vill få av det köpta systemet. Hur bidrar systemet till kundens affär?

Till varje effektmål kopplar vi ett produktmål som anger vilken prestanda som produkten eller lösningen behöver ha för att uppnå effektmålen. Produktmålen skall gå att mäta före projektavslut.

Målbild för pulsprojekt med vision, effektmål och produktmål

Produktmålen är vad projektet gör, effektmålen är varför man gör det.

Projekten är ansvariga för produktmålen (produktteamet ska hjälpa till med beslut, avvägningar och liknande). Produktteamet är ansvariga för effektmålen (portföljteamet ska hjälpa till med beslut, avvägningar och liknande).

Att notera. Målbild med effektmål och produktmål är en teoretisk modell, verklighet och teori kan ibland vara lite kinkiga att få ihop. Poängen med målbilden är att få en dialog mellan projekt och produktteamet så att projektet för en förståelse för varför, och produktteamet får en förståelse i möjligheter och utmaningar med vad. Det är alltså etablerandet av dialogen mellan projekt och produktteam som målbilden syftar till. En dialog som skall vara från dag 1 till dess att projektet avslutats. Mer om målbild för pulsprojekt finns i min bok Agil Projektledning med Puls. (Ställ gärna frågor i forumet för boken.)

Puls handlar om att etablera dialog mellan olika aktörer. Dialog är nödvändig för att lärande ska uppstå. Om inget lärande äger rum sker heller inget utvecklingsarbete. Inte heller sker något förbättringsarbete. Vi använder ett nätverk av arenor som vår organisationsmodell för att skapa strukturerade möten mellan människor. Och vi använder en rad metoder, som målbild för projekten, som verktyg för återkommande uppgifter. Tillsammans har organisationsmodellen och metoderna i Puls dramatiskt sänkt ledtider i projekten. Något som företagen nu använder för att skaka ut konkurrenterna från marknaden.

Lämna ett svar