Iterativt arbete i större nätverk

Iterativt arbete i större nätverk behöver visualisering för att kunna fungera. I produktionen används kanban, i kontorsarbete pulstavlor och pulsrum.

Så länge man arbetar med ett material så lever det. Det förbättras, förädlas och förändras. Över tid kan resultat bilda byggblock i nya frågeställningar som kräver fortsatt arbete. När man en dag slutar arbeta med ett resultat dör det. Papperna städas undan i en pärm, filerna sparas i en katalog i tron att de en dag kan komma till användning. Men ganska snart förlorar materialet sin aktualitet och betydelse.

Värdet av ett resultat består enbart i transformationen. Att samla på information eller saker som inte används i omvandling är slöseri.

Återkoppling

Återkoppling missuppfattas i dagligt tal som respons, men är egentligen ett cirkulärt flöde av aktiviteter (Ashby). När två eller flera enheter interagerar kan detta flöde uppstå, t ex när maskin och människa växelverkar i ett dataspel. Eller när ett projekt samverkar med en produktägare.

Det cirkulära flödet triggar agerande och förändringar. Så länge flödet fortgår kan värde skapas. Ju fortare flödet cirkulerar, desto mer värde kan skapas per tidsenhet. När flödet bryts förvandlas guldet till sand. Detta kan man tydligt uppleva när ett projekt tvingas stanna upp i sitt arbete för att invänta en leverans. Redan efter några få veckor har luften helt gått ur projektgruppen. Att starta om projektet kräver då samma ansträngning som att starta det på nytt.

- Det värsta som kan hända i ett projekt är att ingenting händer.

 

Iterativt arbete som ett cirkulärt flöde av aktiviteter mellan två enheter.
1. Enhet A agerar eller ändrar sin status.
2. Enhet B uppmärksammar förändringen hos A.
3. Enhet B agerar på förändringen eller ändrar sin status.
4. Enhet A uppmärksammar förändringen hos B.
1. Enhet A agerar eller ändrar sin status som en följd av förändringen hos B.
Ett cirkulärt flöde har skapats som pågår så länge A och B interagerar.

Iterativt arbete

Iterativt arbete uppstår när man skapar ett cirkulärt flöde av aktiviteter. Tittar man närmare på bilden ovan ser man ett system baserat på pull. I ett cirkulärt flöde kan aktörerna agera på lokal information, som har förutsättningar att beskriva tillstånd i nuet. Detta sänker osäkerheten i flödet, vilket påverkar effektiviteten positivt.

För att aktörerna ska kunna uppmärksamma förändringar hos motparten måste de stå i kontakt med varandra. Lättast är det om man kan observera varandras agerande direkt, vilket händer när personer arbetar tillsammans med en uppgift i samma rum. Alternativet är att etablera kanaler för att skicka information om att status har ändrats, t ex genom att bygga upp ett kanban-system.

Iterativt arbete i nätverk

När antalet interagerande enheter ökar, ökar också antalet återkopplingsloopar enligt formel (n-1)n. Med tillräckligt många aktörer blir systemet komplext. Händelseförloppet går då inte längre att förutse och helheten blir inte lika med summan av delarna.

När antalet samverkande enheter ökar riskerar en enskild aktör att överbelastas av information. Den kan inte längre sålla mellan viktiga och oviktiga flöden och förmår då inte heller agera på om förändringar hos omgivande aktörer, varpå osäkerheten stiger. I bilden ovan interagerar 4 enheter vilket skapar 12 flöden av återkoppling. Med 16 enheter får man 240 loopar, vilket är mer än jag kan rita och fler än de flesta människor kan hantera.

För att återupprätta ett iterativt arbete där deltagarna kan arbeta med cirkulära flöden av aktiviteter måste systemets aktörer delas upp i semiautonoma grupper. Då kan de cirkulära flödena renodlas till de som är viktiga för varje grupp av enheter. Inom varje grupp kan man skapa ett intensivt återkopplande flöde av aktiviteter med hög detaljrikedom. Mellan grupperna flödar information om aktiviteter som påverkar ramarna för grupperna och hur grupperna som enheter agerar.

Pulsrum

Samverkan via cirkulära flöden blir svårare när man inte längre kan ge akt på vad de övriga deltagarna gör. Det är fallet dels när man inte arbetar i samma rum, dels när antalet aktörer stiger. Pulsrummet är en lösning på det dilemmat. Här kan grupperna samlas dagligen för att återkoppla sitt agerande internt. På samma sätt kan grupperna träffas för att återkoppla aktiviteter emellan sig. För att kompensera förlusten av att man inte ser när aktörerna agerar, används pulstavlor som presenterar stiliserad och komprimerade information som avbildar ageranden. Det gör att individer och grupper kan uppmärksamma förändringar hos varandra via pulstavlorna, trots att de inte har träffats. Pulstavlorna i pulsrummet bygger de kanaler som säkerställer ett cirkulärt flöde av aktiviteter i verksamheten mellan aktörer i semiautonoma grupper.

Men återigen är det transformation och arbete som skapar värde, inte information i sig. En pulstavla vars information inte används för att vägleda arbetet kommer ganska snart att tappa sitt värde. En semiautonom grupp som inte träffas ofta och agerar på förändringar skapar heller inget värde.

Relaterade inlägg

Agilt strategiarbete Agilt strategiarbete är att skapa en strategi ner det behövs, just-in-time. Agilt avser att skapa möjligheter och att utnyttja möjligheter, att vara s...
Puls och digitala pulstavlor https://youtu.be/JiEZlw6nXNk Puls och digitala pulstavlor. För några veckor sedan skrev jag ett kort inlägg om digitala pulstavlor som nu finns til...
Toyotas obeya, ett hemligt rum Toyotas obeya är ett nytt sätt att organisera en verksamhet på. Man utgår från hur människor interagerar och bygger ett rum som stödjer arbetet. Id...

Lämna ett svar