Vad är puls? En kort introduktion

Vad är puls? Puls har dagliga stå-upp möten, visuell styrning och planerade demonstrationer som ger återkoppling. Puls omfattar hela verksamheten.

Om du besöker ett företag som arbetar med puls bör du kunna hitta ett pulsrum där väggarna är klädda med whiteboardtavlor som är fyllda med information, så kallade pulstavlor. Tittar du närmare på dessa tavlor ser du att det finns flera tavlor som liknar varandra i sin uppställning. Detta är projektpulstavlor. Det finns också många udda tavlor. Pulsrummet kan vid första intrycket verka stökigt. Förutom utskrifter av planer, finns det många post-it lappar, färgade magneter och handskrivna dokument.

Vad är puls?

Pulsmöte
Pulsmöte pågår

Tillbringar du förmiddagen i pulsrummet kommer du märka att människor med oregelbundna intervall samlas vid projektpulstavlorna för att ha korta pulsmöten. Under några minuter diskuterar de vad som har färdigställt, vad som har hänt och vad som måste göras härnäst. Samtidigt uppdaterar de informationen på sin tavla. Deltagarna använder notisar (post-it) lapparna under mötet. Genom att flytta notisarna mellan olika rubriker kan de visa vilka arbetsuppgifter som just nu köar, pågår eller är klara. Grupperna verkar samspelta och alerta. Alla bidrar i diskussionerna och hjälper till att uppdatera informationen på tavlan. Efter några minuter skingras de. En del personer återkommer på flera möten, men ingen deltar på alla.

Skulle du komma tillbaka på fredag förmiddag skulle du även då bevittna pulsmöten, men av ett annat slag. Nu är det verksamhetens chefer och projektledare som intar arenan. På flera efter varandra följande pulsmöten avhandlar de allvarliga problem som dykt upp i projekt och förstudier, resursfördelning för kommande vecka och strategiska frågor. Även vid dessa möten används pulstavlor där man uppdaterar informationen under mötets gång. Mötena är korta och information flödar mellan mötena med de personer som deltar och via notisar.

Det är tydligt att pulsrummet är en sambandcentral där verksamheten som helhet samordnas och beslut fattas för att man ska komma vidare med arbetet. Informationen på väggarna hjälper deltagarna i pulsmötena att samspela. Pulstavlorna skapar också transparens så att alla kan se hur läget är i andra team och totalt för hela verksamheten. Det syns bland annat att man färdigställer imponerande många projekt per år.

Vad syns inte i puls?

Men räcker det med att man sätter upp lite tavlor för att man ska få igenom projekten snabbare och skapa lite puls i verksamheten? Det finns några ingredienser i puls som inte syns så lätt utanpå.

Projekt och uppdrag initieras för att förverkliga en strategi. Arbetet pågår ständigt med att utforska vilka projekt man bör starta framöver för att uppnå lång och kortsiktiga mål. Det görs i grupper av kommersiella och tekniska chefer som håller dagliga pulsmöten. De ger ramverket till de resultat som projekten ska leverera och därmed den riktning som verksamheten kommer utvecklas i.

Grupperna är självorganiserande. Det betyder att de förväntas agera inom sina mandat. I projekten består ramverket av de mål som man har satt upp. Projektets övergripande plan utarbetas av de som ska utföra arbetet och ingå i projektgruppen. Det är en viktig förutsättning för att teamet ska kunna bli självorganiserande och samspela effektivt på pulsmötena. Planen visar resultatöverlämningar man kommer göra under projektets gång och därmed vilka demonstrationer som ska säkerställa att målen uppnås.

Resultat skapas genom interaktion

Ju mer man interagerar, desto fler hinder och problem upptäcker man. En majoritet av dessa kan projekten hantera själva vid sina pulsmöten. En del ligger dock utanför projektens mandat och måste lyftas till de samordnande veckovisa pulsmötena. Hastigheten framåt i projekten är beroende av att problem utanför deras mandat kan hanteras snabbt och synkront av verksamhetens chefer. Det är här fredagens samordnande pulsmöten spelar en avgörande roll.

Det viktigaste är att färdigställa resultat, inte att ha mycket på gång. Startar man för många projekt och korta uppdrag samtidigt kommer arbetet att stanna av så att genomflödet sjunker och utvecklingstiderna ökar. Man måste kunna se hur många projekt man har kapacitet att bemanna fullt ut. Resten får vänta.

Läs vidare

Läs mer om Puls i boken Agil Multiprojektledning med Puls: Portföljledning, Processledning och Resursledning.

Mer om Puls på hemsidan finns i Detta är puls.

Se också Pulsmodellen, en basversion av Pulsguiden.

Relaterade inlägg

Puls och digitala pulstavlor https://youtu.be/JiEZlw6nXNk Puls och digitala pulstavlor. För några veckor sedan skrev jag ett kort inlägg om digitala pulstavlor som nu finns til...
Agilt strategiarbete – att arbeta i intellig... Agilt strategiarbete är att kunna agera fort. Att vara snabbare än sina konkurrenter är en framgångsfaktor. Snabbhet är att äga marknaden.  ...
Visuell styrning mellan flera utvecklingsenheter Visuell styrning är ett decentraliserat arbetssätt där team- och projektdeltagare själva planerar och styr sitt arbete. Det krävs närvaro, men närvaro...

Kommentera