Socioteknik och lean har mycket gemensamt

Teknisk struktur bilder grunden för den sociala organisationen
Teknisk struktur bilder grunden för den sociala organisationen

Lean är arbetsform som stöder decentraliserade och självorganiserade team. Socioteknik och lean har en stark koppling.

Det riktas kritik mot lean från olika håll för att arbetssättet orsakar stress och dålig arbetsmiljö. En del svenska forskare kopplar ihop lean med pånyttfödd taylorism. En delförklaring till kritiken finns i att mycket som saluförs under etiketten lean, egentligen stammar från taylorism och byråkratiska traditionen. Resultatet av detta finns dokumenterat i boken Lean i Arbetslivet.

Lean är daglig styrning och decentralisering

Som jag skrivit i tidigare artiklar så består lean enligt upphovsmannen Taiichi Ohno av två principer: visuell styrning och ”ta-tag-i-problem-som-dyker-upp” (feltolerant).

Visuell styrning innebär att man använder synliga signaler för att samordna arbetet istället för prognoser och planer. Dessa signaler skapar en realtidsstyrning som utgår från nuläget och planerar vad som ska hända de närmaste timmarna. Det är väsentligt lägre osäkerhet i visuell styrning är i traditionell storskalig planering. Lägre osäkerhet innebär färre avbrott och störningar i arbetet, dvs. högre produktivitet.

Visuell styrning sänker osäkerheten.

Feltolerant innebär att man har mekanismer för att fånga upp och hantera problem och strul som dyker upp utan att verksamheten stannar av. Problemet ska hanteras av dem som är närmaste detta. I produktionen är det operatörerna, i projekt är det projektdeltagarna. Genom att problem löses distribuerat i verksamheten får man en ”högre bandbredd” i sitt beslutsfattande, än om det är en chef, projektledare eller expert löser problem och fattar beslut.

Visuell styrning och feltolerant är principer som vid implementation av lean måste översättas till lämpliga metoder som passar verksamheten.

Missuppfattningar om lean

Det finns många missuppfattningar om lean. En anledning är det varit svårt förstå varför visuell styrning (pull) är så mycket bättre än långa prognoser (push). Insikten om den osäkerhet som finns i långa prognoser, och den höga kostnaden för allt strul detta för med sig, har blivit kända först på senare år.

En vanlig missuppfattning är att lean innebär en upptäckten av standardiserade processer i produktionen och ständiga förbättringar. Men detta har varit känt sedan 1700-talet. Dessutom tror en del att standardiserade processer är nödvändiga för lean, så är det inte alls. Tvärtom skapar ett maskintänkande i en social organisation stora problem, som sociotekniken visat.

Socioteknik

Socioteknik föddes på Tavistock institutet efter andra världskriget. Man kom att skilja på två olika system i en verksamhet. Det tekniska systemet som består av maskiner, utrusning, verktyg och metoder. Och det sociala systemet som består av människor, interaktion och kunskap. Den tekniska strukturen kommer att påverka den sociala organisationen.

Socioteknik utgår från att de teknologiska förutsättningarna lägger grunden för den möjliga sociala organisationen.
Socioteknik utgår från att de teknologiska förutsättningarna lägger grunden för den möjliga sociala organisationen.

I den forskning som Tavistock bedrev kunde man se negativa konsekvenser av tayloristiska lösningar som uppdelning i mindre tydligt definierade arbetsuppgifter, individbaserade arbetsuppgifter, chefsstyrning, stuprörstänkande med tydligt definierade befattningar och roller samt standardiserade arbetssätt.

Sociotekniken kom istället att förorda sjävorganiserade team, där arbetsuppgifter och ansvar föds ur arbetet med verkliga uppgifter. Man kunde visa på forskning där teamarbete uppvisade bättre produktivitet än tayloristiska lösningar. Förklaringen ansågs ligga på det mänskliga planet, människor som fick arbeta i team blev mer motiverade.

Idag har vi med hjälp av komplexitetsteori och systemtänkande fått en delvis annan förklaring. De tayloristiska lösningarna leder inte till hög produktivitet som många föreställt sig. De leder tvärtom till ineffektivitet. Anledningen är att i ett socialt system leder ett  standardiserade arbetssätt, med få frihetsgrader, till kaos. Det beror på att man  skapar ett låg-dimensionellt system, dvs. individen har en liten frihetsgrad. För att uppnå ordning i hela system och ha en hög produktivitet krävs tvärtom stor frihetsgrad på individnivå. Dvs. man behöver ett hög-dimensionellt system för både chefer och medarbetare.

Detta betyder att en viss oordning (frihet) på individnivån leder till ordning i företaget som helhet, medan ordning på individnivå leder till kaos i företaget. Det här är allt annat än intuitivt. Men resultaten i komplextetsteorin är övertygande, och de stämmer med den empiriska organisationsforskningen.

Problemet som den sociotekniska skolan haft är bristen på bra metoder. Och det är här lean och agile kommer in i bilden.

Implementering av socioteknik och lean

En korrekt utförd lean implementering bör kännetecknas av

    • Att arbetsuppgifter sammanförs i arbetspaket eftersom detta underlättar utjämning av arbetsbelastning och problemhantering. I taylorism separeras arbetsuppgifterna.
      I Puls använder vi arbetspaket med större sammanhängande uppgifter.
    • Att man arbetar i grupper, team och projekt för att genomföra arbetspakten. I taylorism arbetar man ensam.
      Inom FoU arbetar vi i projekt och team. I Puls är dessa självorganiserade.
    • Att personerna som arbetar i grupper, team och projekt uppmuntras till att behärskar flera olika uppgifter eftersom detta underlättar bl.a. arbetsutjämning och problemlösning. I taylorism gäller maximal specialisering.
      I Puls finns ett fåtal roller. I övrigt gäller att alla ska hjälpas åt. Inga aktiviteter är dedikerade till en roll eller befattning, Individerna väljer själv aktiviteter att utföra med hjälp av visuell styrning.
    • Att man har få fasta roller. I taylorism är definition av roller central.
      I Puls finns få fasta roller.
    • Att man ökar individers och gruppers handlingsrepertoar så att de kan anpassa sina handlingar till aktuell situation och nya oförutsedda händelser. Taylorismen mål är att minska handlingsrepertoaren via standardisering och optimering av processer.
      I Puls finns inget standardiserat arbetssätt eller processtänkande. Puls är en del av den terknologiska strukturen. Och det är i denna som visuell styrning används.

Ovan punktlista med att-satser för en lyckad lean-implementation står i motsats till taylorism och byråkrati. Istället sammanfaller den med socioteknik. Lean är, rätt använt, ett sätt att förverkliga idéerna bakom socioteknik.

Socioteknik i produktion kan fås genom visuell styrning och decentraliserad problemlösning
Socioteknik i produktion kan fås genom visuell styrning och decentraliserad problemlösning

I produktion använder man kanban för visuell styrning i den tekniska strukturen.

Socioteknik för samverkan mellan människor kan fås genom ett nätverk av arenor
Socioteknik för samverkan mellan människor kan fås genom ett nätverk av arenor

Inom strategi och utveckling bygger bl.a. lokalerna i form av teamrum, pulsrum och pulstavlor upp den teknologiska strukturen. Pulsmötena bildar ett nätverk som vi kallar för en agil nätverksorganisation.

Socioteknik skapades på 1960-talet och är baserad på den kunskap som fanns då. De senaste årtiondena har det skett en snabb utveckling inom organisationsteori, baserat på komplexitetsforskningen. Huvuddragen inom socioteknik, med  självorganiserade team, har förstärkts. Förklaringsmodellerna har dock ändrats en hel del.

Idag finns det metoder för att implementera socioteknik med hjälp av bl.a. Puls.


Läs mer om agil produktutveckling i boken Agil Multiprojektledning med Puls: Portföljledning, Processledning och Resursledning.

Relaterade inlägg

Pulsmöten är korta, effektiva och roliga Pulsmöten är korta dagliga stå-upp-möten, där ett team planerar och styr sitt arbete med hjälp av en pulstavla. Pulsmöten är roligare och ger mer effe...
Visuell styrning mellan flera utvecklingsenheter Visuell styrning är ett decentraliserat arbetssätt där team- och projektdeltagare själva planerar och styr sitt arbete. Det krävs närvaro, men närvaro...
Agil och socioteknik Agil och socioteknik  är två namn på samma sak - organiska organisationer. Här beskriver jag skillnaden mot byråkrati och taylorism.  Arbetssätt ba...

Kommentera