Visuell styrning

visuell styrning och lean

Många som arbetat i projekt har upplevt samma sak – väntan. Man väntar på att få svar, man väntar på resultat, man väntar på beslut. Och dessutom sitter andra och väntar på att man ska bli klar med den uppgift som man inte kan göra klar, eftersom man väntar.

För att koordinera arbete i företag och projekt gör man prognoser. Dessa prognoser tenderar att bli fel, vilket har lett till att man har skaffat sig ännu mer avancerade (och dyra) prognosverktyg – ofta i form av en IT-lösning. Men prognoserna är så gott som alltid fel, och så sitter vi där och väntar.

När man gör detaljplaner så gör man en prognos för framtiden. Det är lika enkelt (eller svårt) att prognostisera vad som ska hända i projekt om 4 veckor, som att prognostisera värdet vid samma tidpunkt. I praktiken är det omöjligt. Det är samma lagar som gäller för vädret som för en verksamhet.

Men det finns ett alternativ: visuell styrning (ibland kallat pull eller lean eller kanban).

Visuell styrning

Visuell styrning uppfanns i produktion för att lösa problem med väntan på material som uppstått på grund av prognosfel. Så här gick det till i det gamla arbetssättet. Om produktionscell A tillverkar material som förbrukas av B, så gör man en prognos på denna förbrukning och låter A tillverka enligt denna. När det är många produktionsceller så skapas komplexa prognoser. I praktiken är det omöjligt göra sådana prognoser (se boken Kaos för en förklaring). Prognoserna kommer att ge upphov till mängder av störningar som tvingar chefer och medarbetare att hoppa mellan brandkårsutryckningar. Allt detta extraarbeta kallas slöseri.

Visuell styrning bygger däremot på att A själv kan se hur mycket material som förbrukas hos B, och tillverka mer då det behövs (och endast då). Praktiskt använder man t.ex. lådor, när materialet i en låda är förbrukad skickar B den tomma lådan till A för påfyllnad. Ofta används en s.k. kanban, när materialet har förbrukats till en viss nivå hos B skickar B en kanban till A som tillverkar den komponent som gått åt.

Visuell styrning och Puls

Visuell styrning inom strategi och utvecklingsarbete följer samma princip som i produktion. Status synliggörs på t.ex. en whiteboardtavla (en pulstavla) så att A och B ser nuläget. Status på tavlan ”talar om” för A och B vad de behöver göra för att arbetet ska komma vidare utan att väntan uppstår. Det möte där visuell styrning används kallar vi pulsmöte. Dessa pulsmöten bildar ett nätverk, vi kallar detta för agila nätverksorganisationer.

Gränser för arbetsmängden

Ett bra system för visuell styrning ska också sätta gränser för hur mycket arbete som tillåts pågå samtidigt. Syftet är att inte överlasta verksamheten så att man ska kunna hålla korta ledtider. Lämpligt gränser kan beräknas med Littles lag.


 

Läs mer om visuell styrning i boken Agil Multiprojektledning med Puls: Portföljledning, Processledning och Resursledning.

Relaterade inlägg

Det Agila Företaget – recension  Det Agila Företaget: fiskstim eller supertankers i en dynamisk värld? Som titeln säger så handlar boken om skillnaden mellan byråkratiska, trögrörli...
Vad är lean? Vad är lean? Jag ska här ge ett svar på frågan vad som menas med lean. Jag utgår från upphovsmannens, Taiichi Ohnos, egna beskrivning. Pull och push H...
Pulstavla för visuell styrning och jidoka En pulstavla är ett verktyg för att åstadkomma visuell styrning och jidoka (lean). Pulstavlor har liknande uppbyggnad med olika innehåll beroende på...

Kommentera