Effekter av pulsmöten som kan påvisas

Effekter av pulsmöten som kan påvisas efter en tid med puls. En del effekter kommer snabbt som kortare ledtider bättre flyt. Annat tar lite längre tid. 

Observationer som jag har gjort på de företag som infört Pulsguiden visar att man ganska snart kan se effekter som påverkar deras konkurrenskraft och lönsamhet positivt. Effekterna kommer stegvis allteftersom system och arbetsformer faller på plats.

Steg 1. Inledningsvis kommer man ägna sig åt att städa verksamheten och jobba med sin belastning. Under detta skede får man upp alla projekt och uppdrag som pågår, ifrågasätter varför de pågår, stänger och omformulerar en del så att man kör rätt projekt/uppdrag, ser till att driva färre samtidigt, och reder ut resurssättningen för att undvika splittring.
Effekter av pulsmöten syns ganska snabbt genom att projekt och uppdrag får kortare ledtider och att man kan genomföra fler per tidsenhet (ökat genomflöde). Förklaringen är ganska enkel. Tidigare har man haft en kaotisk resurssituation med många pågående projekt, uppdrag och linjeuppgifter, som blockerat varandra. Personalen har hoppat mellan uppgifterna i ett försök att hålla alla flytande, men har i själva verket haft svårt att föra arbetet framåt. Nu har man rensat spelplanen vilket gör att personalen gemensamt arbetar med färre uppgifter samtidigt och de får då möjlighet att färdigställa resultat.

Effekter av pulsmöten

Projekten fungerar snabbt bättre. Projektdeltagarna blir mer självgående och kan arbeta med sina uppgifter samtidigt som samarbetet i gruppen förstärks. Problem dyker upp tidigare och blir lättare att hantera samtidigt som arbetet blir roligare och mer utvecklande. Med ett beslutsflöde på plats som snabbt kan ta hand om problem som ligger utanför projektens mandat undviker man risken att projekten stannar upp i väntan på beslut.

Med visualisering av projektens mål uppstår en vitaliserande diskussion i hela organisationen om varför projekten drivs och vilken kundnytta man vill skapa. Man upptäcker att en del projekt startas på lösa grunder och att man inte alltid är överens om varför projekt drivs eller vad de förväntas leverera. Effekten blir att projekten som startas framöver kommer vara betydligt bättre förberedda. Dessutom kommer diskussionerna om kundnytta stimulera nytänkande och nya lösningar.

Ytterligare effekter av pulsmöten som syns tidigt är snabbare inskolning av nyanställda och bredare kompetens hos de anställda. För att lära sig måste man få uppgifter av varierande karaktär att lösa och som man kan färdigställa. Uppdragshanteringen blir mycket värdefull för att ge utrymme för lärande och breddning av kompetensen.

Vidare steg

Steg 2. I nästa skede börjar verksamhetens mer grundläggande problem att framträda. För att ytterligare korta utvecklingstiderna måste man komma tillrätta med flaskhalsar och ledtider som ligger utanför produktutvecklingsorganisationen, t ex tider för prototypmaterial och tester hos kund samt kapacitet i produktion. Åtgärderna kan t ex bli investeringar i form av test-utrustningar eller personalförstärkning inom produktionsteknik och inköp. Det handlar också om tätare samarbete med leverantörer och andra samarbetspartners liksom om ändrade styrmekanismer internt.

Steg 3. Det blir nu uppenbart att de delar av verksamheten som inte arbetar enligt Pulsguiden ställer till problem eftersom systemen inte är koordinerade. Lösningen blir att införliva allt fler delar i Pulssystemet, t ex produktionsinvesteringar, kundorderprojekt, inköp och IT. Därmed kan man se till att prioritera och samordna en allt större del av företagets insatser så att man får genomslag på de investeringar man gör.

Steg 4. Även om man i tidigt skede städade ut olönsamma projekt så förlitade man sig då på den information man hade tillgänglig. Nu är det dags att ifrågasätta detta. Hur vet man att man väljer rätt projekt? Finns det tillförlitlig information om kundernas behov och marknadens utveckling? Säljarna som informationskanal kompletteras med djupare analyser hos kunderna. Över tid etableras nya informationskanaler som förser verksamheten med snabbare återkoppling från marknaden. En viktig del i detta är den kortade utvecklingstiden som gör det möjligt att ligga närmare marknaden och agera på möjligheter som uppstår.

Effekter av pulsmöten som kommer tidigt är att ledningen får verktyg att se igenom verksamheten. De kan nu gå in och göra de ändringar som man måste göra för att systemet ska fungera bättre. Det kan vara aktuellt att ändra interna mål, prioriteringar, organisation och bemanning. Ledningen styr inte verksamheten, ledningen sätter upp verksamhetens så att den möter behoven i omvärlden.

Relaterade inlägg

Vad är Agil produktutveckling? Agil produktutveckling är att kunna skapa effekter på marknaden, utnyttja dessa effekter och ha förmågan att dra nytta av möjlighet som uppstår på mar...
Årets Projektledarbok 2016 Årets Projektledarbok 2016 har av Svenskt Projektforum tilldelats Agil Multiprojektledning med Puls av Ulla Sebestyén, Parmatur. St...
Visuell beslutsstruktur Visuell beslutsstruktur är grunden i en agil nätverksorganisation. Organisationen görs visuell genom att nätverket av pulsmöten samlas i pulsrumme...

Kommentera