Utjämnat arbetsflöde

Utjämnat arbetsflöde innebär att man har en gräns för hur mycket arbetsuppgifter som tillåts samtidigt och att man hjälps åt.

Alla känner till att det blir köer och trafikstockning när det är fler bilar på vägen än vad den är dimensionerad för. På samma sätt medför fler uppgifter än vad det finns kapacitet att hantera ”trafikstockning” i en verksamhet. Överbelastning orsakar långa ledtider och lågt genomflöde. Dessutom uppstår turbulens som hindrar samarbete, skapar stress hos individerna, äventyrar kvaliteten och genererar slöseri.

För att undvika överbelastning i ett system måste man dels beakta det totala inflödet och eventuellt begränsa det för att anpassa det till den kapacitet man har att bearbeta, dels utjämna arbetsflödet över tid och mellan individer för att inte överbelasta lokalt. Att utjämna arbetsflödet är inte trivialt när man har en mix av ärenden att hantera. Även om man försöker att balansera och mixa inflödet så kommer vissa ärenden vara mer tidskrävande och stoppa upp flödet i vissa steg.

Utjämnat arbetsflöde – att hjälpa varandra

I filmen nedan ges ett exempel på hur man kan utjämna arbetsflödet. Man har simulerat montering av en produkt i flera steg. Filmen visar studenter vid tekniska universitetet i Pereira (Colombia).

Hur gick utjämningen till? Jo, montörerna flyttade sig uppåt längs monteringslinan varje gång de låg lite före. Därmed kunde de hjälpa montörer uppströms i flödet och ta över moment tidigare när produkten blev mer avancerad och krävde mer tid. Det här sättet att arbeta förutsätter att personalen kan flera moment. De kan gå in tidigare i flödet och hjälpa till.

Vad har det här för koppling till arbete i projekt? Projekt är vanligen ett samarbete mellan personer från olika professioner. I produktutveckling kan förutom konstruktörer inom olika områden också ingå testare, inköpare, produktionstekniker, logistiker och marknadsförare. För att nå projektets mål måste de samarbeta. I praktiken blir alltid några av deltagarna periodvis hårt belastade. Vilka det är varierar vanligen över tiden, vilket gör att den totala resurstillgången i teorin är korrekt. Problemet är bara att resurserna inte utnyttjas när en stor del av projektgruppen väntar på att någon enstaka deltagare ska bli klar med sina uppgifter. För de som har tid över är det då naturligt att börja arbeta med nästa steg. Konsekvensen av det blir att interaktionen i gruppen minskar, vilket för projektet innebär ett ökat slöseri.

Arbeta tillsammans i projekt

Så hur borde man göra om man vill utjämna arbetsflödet i ett projekt? För det första, spring inte iväg och börja arbeta med delar som ligger senare i flödet. Se istället till att färdigställa de som nu pågår. Det innebär att man måste hjälpa varandra. Om t ex inköparen under en period inte hinner med så finns det ofta delar av dess arbete som andra i projektgruppen kan göra. Om en konstruktör har kört fast med ett konstruktionsproblem bör andra ingenjörer och tekniker i projektgruppen kunna hjälpa till. Det här sättet att samarbeta i projekt förutsätter att man kan och är beredd att lära sig flera moment. Man måste släppa idén om specialisering och tydliga roller eftersom den förhindrar samarbete, lärande och effektivt utnyttjande av resurser.

Relaterade inlägg

Jidoka och fjärilseffekten Jidoka är ena halvan av lean. Med jidoka menas att kunna ta tag i oväntade händelser. Fjärilseffekten förklarar varför oväntade saker uppstår. Edwa...
Ericsson säger upp projektledarna Ericsson säger upp projektledarna och experter när bolaget växlar från taylorism till agil. Dagens Industri (25/6 2015) skriver att 1700 personer f...
Vad är lean? Vad är lean? Jag ska här ge ett svar på frågan vad som menas med lean. Jag utgår från upphovsmannens, Taiichi Ohnos, egna beskrivning. Pull och push H...

Kommentera